Pytania zadane podczas prezentacji

Jakie są zakładane realne ramy czasowe integracji systemu EZD w PW?

Zakładamy, że chodzi o wdrożenie a nie o integrację. Zgodnie z przyjętym harmonogramem, start produkcyjny planowany jest na początek listopada br.

Czy wiadomo w jaki sposób będą przetwarzane dokumenty podpisane elektronicznie?

System przyjmuje zarówno dokumenty podpisane elektronicznie jak i zeskanowane pisma podpisane odręcznie. W obu przypadkach, procedura przetwarzania jest identyczna (za wyjątkiem wprowadzenia dokumentu do systemu).

Uwaga do komentarza G.Matusa: nie każda j.o., która nie ma sekretariatu, może być scalona z inną j.o. (ze względu na zakres zadań).

Generalnie temat liczby przyszłych sekretariatów jest teraz analizowany. Możliwe jest parę wariantów: albo powstanie wspólny sekretariat dla tych jednostek, które go nie mają albo jeśli to możliwe zostaną dołączone do istniejących sekretariatów.

Czy wdrożenie jest oparte o EZD PUW czy EZD RP. Na stronie projektu EZD RP jesteśmy wymienieni jako udziałowiec ?

Politechnika Warszawska wdraża system EZD PUW. System EZD RP nie posiada wersji produkcyjnej; obecnie jest testowany jego siódmy prototyp. Politechnika Warszawska nie jest udziałowcem tego projektu.

System EZD PUW będzie wdrożony centralnie (w CI) czy każda z Jednostek Organizacyjnych będzie posiadała własną (np. na Wydziale) instancję i we własnym zakresie będzie zarządzany?

System EZD PUW jest systemem kancelaryjnym i ma na celu zcentralizowanie wszystkich czynności kancelaryjnych w jednym wspólnym systemie. Oznacza to, że każda jednostka organizacyjna PW będzie miała dostęp do systemu EZD PUW, a każdy pracownik PW będzie miał w tym systemie swoje imienne konto, na którym będzie prowadził swoją dokumentację. Przekazywanie dokumentów do innych pracowników lub jednostek organizacyjnych będzie odbywało się drogą elektroniczną w systemie EZD. Wyjątek stanowić będą dokumenty, których treść lub charakter (zgodnie z JRWA) nie może być przekazywana elektronicznie.

Czy niezbędnym będzie posiadanie przez uprawnionych pracowników podpisu elektronicznego?

Posiadanie podpisu elektronicznego nie jest warunkiem niezbędnym do korzystania z systemu, niemniej obecnie większość kierowników j.o. posiada już podpis elektroniczny. Pozostałe osoby, które będą musiały posiadać podpis elektroniczny z uwagi na stanowisko lub charakter swojej pracy są proszone o kontakt z SD.

Kiedy można spodziewać się testów w Domach Studenckich?

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, testy systemu planowane są na październik br.

Czy system EZD będzie pozwalał na pracę na innych systemach operacyjnych niż Windows? W szczególności wielu pracowników naukowych używa Linuxa i MacOS.

System EZD PUW działa na przeglądarce internetowej więc można go obsługiwać w innych systemach operacyjnych - ale w ograniczonym zakresie, jest pewien problem. Tylko na systemie Windows działa dodatek Addin, który jest odpowiedzialny za edycję i wersjonowanie dokumentów, podpisywanie dokumentów, akceptację i pełną współpracę z pakietem MS Office.
Docelowo, dodatek Addin ma działać również na systemie MacOS, ale nie znamy daty.
Nie posiadamy informacji potwierdzających integrację z systemem Linux."

Czy planowane jest utworzenie rejestru umów (przede wszystkim zawieranych w trybie ustawy pzp) w ramach projektowanego systemu elektronizacji procesów?

EZD jest systemem, który w końcowym zamiarze ma wyeliminować wewnętrzną korespondencję papierową, a także na ile pozwoli natura korespondencji i zewnętrzną korespondencję papierową. Rejestr umów jest narzędziem nie związanym bezpośrednio z systemem EZD.

Proszę o określenie wymagań technicznych stanowiska komputerowego użytkownika końcowego EZD PUW (ze szczególnym uwzględnieniem podpisu elektronicznego)

Każdy pracownik PW będzie miał dostęp do systemu EZD PUW z poziomu przeglądarki internetowej. Do właściwej pracy na systemie minimalne wyposażenie to skaner do dokumentów, dostęp do Internetu, program do skanowania i eksportowania skanów do EZD. Instalację zapewni CI PW.
Natomiast procedura zamawiania i obsługi podpisu elektronicznego zamieszczona jest na stronie CI PW.

Kiedy realnie pracownicy wydziałów będą mogli testować system?

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, testy systemu planowane są na październik br.

U nas w dziale wysyłane są pisma w imieniu Rektora, Prorektorów, Kancerze. Czy w systemie będą dostępne papiery firmowe poszczególnych osób?

Tak. System EZD PUW umożliwia dodawanie szablonów dokumentów, które są dedykowane dla całej uczelni jak również takie do których dostęp będą miały tylko uprawnione osoby.

Czy jeśli pismo trafi do jakiejś jednostki to pracownik jednostki ma iść do punktu kancelaryjnego? W jaki sposób w punkcie kancelaryjnym będzie podejmowana decyzja do kogo ma trafić dane pismo?

W systemie EZD PUW pisma przychodzące i wychodzące powinny być rejestrowane w punkcie kancelaryjnym. Pracownik punktu kancelaryjnego otwiera kopertę, rejestruje pismo w systemie EZD PUW i kieruje dany dokument do osoby lub jednostki organizacyjnej wskazanej na dokumencie. Jeśli przesyłka trafi bezpośrednio do j.o., to powinna zostać wprowadzona do systemu EZD przez pracownika sekretariatu j.o.

Co z dokumentami tworzonymi wewnętrznie (wszelkiego rodzaju wnioski, podania, zapotrzebowania, zamówienia, itp.), bo przecież nie wszystkie dokumenty przychodzą z zewnątrz, a na przykładzie właśnie taka ścieżka została zaprezentowana?

System EZD obsługuje zarówno dokumenty zewnętrzne jak i wewnętrzne. To, w jaki sposób dany dokument powinien być przetwarzany reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Przypadek: Dostaję paczkę pocztową, w której znajduje się pismo przewodnie z aktami sprawy w ilości 7 tomów z sądu np. karnego o celem wydania opinii. W jaki w sposób należy

Sposób w jaki dany dokument powinien być przetwarzany reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Kto będzie szkolony wśród pracowników w 10.2021?

Na początku szkolone będą osoby pracujące w punktach kancelaryjnych. Następnie wybrane grupy pełniące funkcje w sekretariatach i osoby na stanowiskach kierowniczych. Na końcu użytkownicy końcowi. Będą przygotowane również filmy instruktażowe i udostępnione dla wszystkich chętnych do samokształcenia.

Jak mają sobie poradzić jednostki, w których nie ma sekretariatu? Pracownicy merytoryczni sami prowadzą sprawy, którymi się zajmują...

Generalnie temat liczby przyszłych sekretariatów jest teraz analizowany. Możliwe jest parę wariantów: albo powstanie wspólny sekretariat dla tych jednostek, które go nie mają albo jeśli to możliwe zostaną dołączone do istniejących sekretariatów.

Czy będzie procedura ich archiwizacji zamiast wersji papierowej i jak będzie rozwiązana sprawa równoległej obsługi i dokumentów papierowych i elektronicznych (zakładam, że w okresie przejściowym będą i jedne i drugie).

Sposób w jaki dany dokument powinien być przetwarzany (w tym archiwizowany) reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Czy w systemie będzie można delegować na czas nieobecności tylko wybrane sprawy? 1. Nie zawsze z-ca zastępuje kierownika w pełnym zakresie. 2. Na PW są j.o., gdzie jest np. dwóch z-ców i każdy ma uprawienia do zastępowania w określonych sprawach.

System umożliwia ustawienie zastępstwa na każdym stanowisku. Niestety system nie rozpoznaje typu sprawy, więc nie jest możliwe automatyczne przydzielanie spraw zgodnie z wew. ustaleniami.

Czy znane jest wdrożenie EZD PUW zakończone sukcesem na którejś z polskich uczelni?

Tak, najbliższy przykład to SGH.

Czy procedury obsługi spraw zostaną ujednolicone?

Tak zostaną ujednolicone w przypadku spraw standardowych , czyli takich samych dla całej uczelni np. pełnomocnictwa, uchwały senatu.

W jaki sposób będą się odbywały szkolenia?

Zakładamy, że szkolenia będą się odbywały online z wykorzystaniem aplikacji Teams a także samodzielnie przy wykorzystaniu materiałów filmowych umieszczonych w dostępnym dla pracowników miejscu.

A jak to wiąże się z SAP??!

Bezpośrednio EZD nie jest powiązane z SAP. EZD jest przeznaczone do obsługi korespondencji.

Czy Filia w Płocku będzie uczestnikiem testowego wdrożenia systemu?

Tak Filia w Płocku jest uczestnikiem wdrożenia testowego.

Czy każde pismo wychodzące z sekretariatu wydziału będzie rejestrowane w systemie?

Tak, każde pismo powinno być zarejestrowane w systemie EZD. Dzięki temu będzie można, np. śledzić historię obiegu danego dokumentu.

Czy numeracja EZD - kolejna sprawa - nadawana jest automatycznie?

System EZD PUW nie zakłada sam sprawy. Robi to pracownik merytoryczny. Przy zakładaniu sprawy należy najpierw wybrać kategorię JRWA. W kolejnym kroku system sam nada kolejny nr sprawy w wybranej kategorii. System też automatycznie doda symbol j.o.

Kiedy będzie można zobaczyć funkcjonujący system (pilotaż rozwiązania)?

Czekamy na zakończenie integracji z ePUAP i przetestowanie systemu przez ekspertów z Centrum Kompetencyjnego EZD z SGH. System testowy zostanie udostępniony użytkownikom końcowym po przeprowadzeniu szkoleń z jego obsługi.

Co będzie z jednostkami, które nie dołączą do EZD?

Nie zakładamy takiego obrotu spraw. Nie dołączenie w praktyce oznacza pozostanie przy tradycyjnym obsługiwaniu korespondencji.

Na stronie https://www.gov.pl/web/ezd-rp/jednostki-testujace Politechnika Warszawska jest wymieniona jako uczelnia testując EZD RP. Czy wdrażamy EZD RP czy EZD PUW?

Politechnika Warszawska wdraża system EZD PUW. System EZD RP nie posiada wersji produkcyjnej. Obecnie jest testowany siódmy prototyp systemu EZD RP. Przedstawiciele PW uczestniczą w pracach polegających na testowaniu prototypu systemu EZD PR.

Czy integracja z EZD PUW z ePUAP będzie zrealizowana z ESP każdego Wydziału?

EZD będzie zintegrowane z ePUAP oraz każdą skrytką. EZD będzie pobierał informacje z ESP PW, a co za tym idzie z ESP wydziałowych.

Kto będzie prowadził szkolenia, firma wdrażająca?

Szkolenia będą prowadzone przez konsultantów wspierających z Centrum Kompetencyjnego SGH a także przez wyszkolonych specjalistów z PW.

Kto odpowiada za wyposażenie kancelarii w sprzęt komputerowy?

Niezbędny sprzęt komputerowy zostanie dostarczony przez CI PW.

Jakie analizy i statystyki będzie można realizować w systemie?

System EZD umożliwia dokonywania analizy porównawczej wg różnych kryteriów (m.in. liczba użytkowników, dokumentów elektronicznych, naturalnych i skanowanych, liczba wysyłek i podpisów itp.).

Czy można będzie zamówić szkolenia dedykowane dla danej jednostki?

Nie zakładaliśmy takiego podziału grup szkoleniowych ponieważ rodzaj wykonywanych operacji w EZD nie zależy od wydziału tylko od miejsca w pracy i zadań w jednostce organizacyjnej. Ale nie wykluczam takiej opcji chociaż jest ona utrudnieniem w optymalizacji czasu szkoleń, bo np. użytkownik końcowy z danej jednostki organizacyjnej (JO) wykonuje częściowo inne operacje niż pracownik sekretariatu albo punktu kancelaryjnego.

Czy skład chronologiczny będzie jeden dla PW czy składy chronologiczne będą organizowane dla każdego Wydziału?

Skład chronologiczny będzie częścią punktu kancelaryjnego jeśli chodzi o dostęp do materiałów papierowych i będzie możliwość np. wypożyczenia danego dokumentu w wersji papierowej lub wypisania go ze składu. Każda tego typu czynność będzie odnotowana w systemie EZD. Jeśli chodzi o dostęp do materiałów cyfrowych to będzie do nich dostęp z każdego miejsca w systemie EZD.

Czy są założenia integracji z innymi systemami PW (od strony merytorycznej)?

Są takie założenia ale na chwilę obecną jest za wcześnie żeby mogły powstać konkretne detaliczne wytyczne. Potrzebne jest najpierw osiągnięcie kompetencji w pracy na systemie przez wszystkich jego użytkowników.