FAQ

___________________________________________________________________________

Jak zalogować się do systemu EZD?

• EZD wersja produkcyjna:
  https://ezd.pw.edu.pl/

• EZD wersja testowa: (do celów ćwiczeniowych)
  https://ezd-test2.wut.pl

Logujemy się imiennym adresem mailowym w domenie pw.edu.pl i hasłem do tego konta. 

Powrót

___________________________________________________________________________

Co zrobić jeśli nie działa podpis kwalifikowany?

Na początek sprawdź czy:

• na komputerze są zainstalowane sterowniki do czytnika kart
• na komputerze jest zainstalowane oprogramowanie np. Sigillum Sign  (więcej na stronie: https://www.ci.pw.edu.pl/Uslugi/Podpis-elektroniczny) 
• do systemu Windows jest dodany Certyfikat podpisu kwalifikowanego   
• na komputerze jest zainstalowana aplikacja AddIn 
• masz nadaną odpowiednią grupę uprawnień pozwalającą na używanie podpisu kwalifikowanego w systemie EZD

Po za tym, aby podpis poprawnie działał, w systemie EZD po zalogowaniu należy skonfigurować ustawienia na swoim koncie w następujący sposób: 

• w pasku górnym wyszukaj i wejdź w "Ustawienia pracownika" -> następnie w zakładkę "Podpis"
• w zakładce [Podpis] wciśnij klawisz "Pokaż certyfikaty" 
• na pasku zadań systemu Windows u dołu ekranu pojawi się okno, w które należy kliknąć i wyświetlić certyfikaty, które posiadamy na naszym komputerze. 
• Wybieramy certyfikat, którego wystawcą jest "CUZ Sigillum - QCA1", na certyfikacie widnieć będzie Twoje imię i nazwisko
• Zatwierdź swój wybór naciskając "OK" 
• Automatycznie powrócisz do widoku "Ustawienia Pracownika". Następnie wciśnij klawisz "Zapisz" 
• W sekcji [Wybrany] powinien pokazać się numer seryjny podpisu kwalifikowanego 

Jeśli powyżej opisane czynności zostały poprawnie wykonane, a podpis nadal nie działa, można jeszcze: sprawdzić ważność certyfikatu, wyczyścić pamięć w przeglądarce, zresetować komputer, powtórnie zalogować się do systemu lub skontaktować się z zespołem ServiceDesk: 

• ul. Noakowskiego 18/20,
• klatka C, pokój nr 8,
• tel. +48 (22) 234 5999,
• e-mail: 5999@pw.edu.pl

Powrót

___________________________________________________________________________

W jaki sposób można zainstalować aplikację AddIn?

W celu instalacji dodatku AddIn należy skontaktować się z Koordynatorem EZD w swojej jednostce organizacyjnej. Koordynatorzy są w posiadaniu instrukcji instalacji aplikacji AddIn. Zespół wdrożeniowy EZD informuje Koordynatorów o pojawieniu się nowej wersji AddIn-a, oraz dostarcza pliki instalacyjne najnowszej wersji tego dodatku. Dodatek AddIn może zainstalować jedynie osoba, która na komputerze, na którym wymagana jest instalacja posiada uprawnienia administratora.

Powrót

___________________________________________________________________________

Co zrobić jeśli nie mogę otworzyć załączonego pliku do koszulki?

• Sprawdź, czy masz zainstalowany dodatek ADDIN 
• Po zalogowaniu do systemu w pasku górnym odszukaj zębate kółko "Ustawienia Pracownika" -> Ustawienia Profilu -> Wyłącza obsługę dodatku AddIn do systemu Windows -> powinna być ustawiona opcja "NIE"
• możesz również pobrać dokument na komputer: najeżdżamy na nazwę dokumentu -> klikamy w prawy przycisk myszy -> pobierz
• Spróbuj zalogować się do systemu EZD z poziomu innej przeglądarki
• Wyczyść pamięć przeglądarki 

Powrót

___________________________________________________________________________

Co należy do zadań Koordynatora EZD i w jakich sytuacjach mogę liczyć na jego wsparcie?

W każdej jednostce organizacyjnej powinien być wyznaczony Koordynator EZD. Jest to osoby, która jest w kontakcie z zespołem wdrożeniowym EZD i dostarcza do swojej jednostce organizacyjnej najnowsze dane i informacje na temat prac, które są w danym czasie wykonywane przez zespół wdrożeniowy w systemie EZD.

Do zadań Koordynatorów należy:

• wsparcie merytoryczne i techniczne pracowników danej jednostki organizacyjnej w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz obsługi systemu EZD;
• bieżący nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w systemie EZD w jednostce;
• udział w definiowaniu wymagań i testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD

Na prośbę Koordynatorów EZD został założony zespół w aplikacji Teams. W tym miejscu są zamieszczane prezentacje dotyczące systemu EZD, pliki instalacyjne z najnowszymi wersjami aplikacji AddIn, instrukcje dla użytkowników systemu EZD i inne materiały, które są potrzebne użytkownikom systemu. W zespole tym Koordynatorzy EZD mogą też wymieniać się swoimi doświadczeniami, mogą również zadawać pytania, na które odpowiadają członkowie zespołu wdrożeniowego EZD.

Zmianę lub zgłoszenie nowego Koordynatora EZD prosimy kierować na adres Projekt.EZD@pw.edu.pl (Koordynatora wskazuje kierownik j.o.)

Lista koordynatorów EZD

Powrót

___________________________________________________________________________

Do czego służy aplikacja OpenVPN GUI?

OpenVPN GUI - Jest to aplikacja służąca do bezpiecznego korzystania z połączeń internetowych, np. dostęp do systemem EZD.

Logując się do systemu EZD za pośrednictwem sieci internetowej PW, nie jest wymagane wcześniejsze logowanie do aplikacji OpenVPN.

Logują się do systemu EZD poza siecią PW, należy najpierw zalogować się do aplikacji OpenVPN.

Poniższy plik zawiera instrukcję instalacji jak również link do serwera, z którego można pobrać aplikację Open VPN GUI

Wsparcia przy instalacji udziela ServiceDesk:

ul. Noakowskiego 18/20,

klatka C, pokój nr 8,

tel. +48 (22) 234 5999,

e-mail: 5999@pw.edu.pl

Powrót

___________________________________________________________________________

Gdzie znajdę materiały do samokształcenia?

W systemie produkcyjnym i testowym na stronie głównej, w prawym dolnym rogu znajduje się zakładka „Linki”. Instrukcja użytkownika systemu EZD oraz krótkie filmiki instruktażowe są dostępne właśnie w tej lokalizacji.

Powrót

___________________________________________________________________________

Czy z systemu EZD można korzystać na komputerach z oprogramowaniem MacOS i Linux?

Tak, można korzystać, jednakże z uwagi na to, iż na komputerach z systemem MacOS i Linux nie da się zainstalować aplikacji AddIn, to niektóre czynności takie jak, np.: tworzenie dokumentów na szablonach zamieszczonych w systemie EZD nie będzie możliwe. Zapoznanie się z treścią dokumentu czy też podpisanie dokumentu będzie wymagało pobrania dokumentów na komputer :

logujemy się do EZD -> odnajdujemy koszulkę, w której znajduje się dokument do akceptacji lub podpisu -> najeżdżamy myszką na nazwę dokumentu -> klikamy w prawy przycisk myszy -> z menu wybieramy „Pobierz”

Ta czynność pozwoli nam na:

• zapoznanie się z treścią dokumentu,
• wprowadzenie zmian w dokumencie,
• podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym (przy podpisywaniu wymagana jest wcześniejsza instalacja aplikacji do podpisywania dokumentów (np. Szafir lub PEM-HEART Signature).

W celu zaktualizowania dokumentu w systemie EZD o czynności, które wykonaliśmy lokalnie, należy:

na dokumencie w systemie EZD najechać myszkę na nazwę dokumentu -> następnie z menu wybieramy „aktualizuj dokument” -> dodajemy zapisany lokalnie uaktualniony lub podpisany dokument -> Dokument jest gotowy do np. przekazania go w systemie EZD.

Pracując na komputerze z systemem MacOS lub Linux użytkownik może wykonywać czynności takie jak:

• logowanie do systemu (przeglądarka Firefox, Chrome), 
• tworzenie nowych koszulek, 
• dodawanie dokumentów do koszulki (utworzonych lokalnie na komputerze), 
• akceptowanie dokumentów, 
• przekazywanie/udostępnianie dokumentów 
• i wiele innych codziennych czynności.

Powrót

___________________________________________________________________________

W systemie testowym EZD są nieaktualne informacje o mnie i/lub o jednostce organizacyjnej, w której pracuje. Do kogo mam to zgłosić?

Taką informację powinien zgłosić mailowo Koordynator EZD na adres ServiceDesk: 5999@pw.edu.pl, czyli w pierwszej kolejności kontaktujemy się z Koordynatorem EZD i ustalamy, które dane należy uaktualnić. W kolejnym kroku Koordynator EZD wysyła maila na adres SD. 

Powrót

___________________________________________________________________________

Jak zarejestrować w systemie EZD faktury wpływające w formie papierowej?

Instrukcja dotyczy pracowników, którzy nie posiadają sprzętu dostępnego w ramach punktu kancelaryjnego.

Pracownicy stanowisk kancelaryjnych rejestrują faktury korzystając z zakładki „Kod Kreskowy” z poziomu panelu bocznego strony głównej sekcji „Kancelaria”.

Instrukcja rejestrowania w systemie EZD  faktur wpływających w formie papierowej:

1. Otwieramy kopertę z fakturą
2. Skanujemy fakturę, skan zapisujemy na komputerze
3. Logujemy się do systemu EZD
   • Używamy imiennego adresu mailowego i hasła do tego konta
4. Tworzymy nową koszulkę
   • używamy przycisku „Nowa koszulka”
   • w polu „Tytuł/nazwa” w widoku nowego okna wpisujemy nazwę koszulki
   • zatwierdzamy przyciskiem „Dodaj”
5. Dodajemy do koszulki skan faktury
   • Przy pomocy przycisku „załącznik” należy wybrać z komputera skan faktury
   • Po zaznaczeniu/wskazaniu na komputerze skanu faktury klikamy „Otwórz”
   • Skan faktury doda się do zakładki „Akta” w koszulce
6. Nadajemy numer RPW
   • Najeżdżamy myszką na nazwę skanu faktury
   • Klikamy w prawy przycisk myszy, pojawi się menu podręczne dokumentu
   • Z menu wybieramy pozycję „Rejestr wpływający (RPW)”, a następnie „Rejestruj”
7. Uzupełniamy metadane dokumentu (spisujemy z koperty i faktury widoczne metadane)
   • Uzupełniamy zakładkę „Podstawowe” metadane dokumentu
   • Uzupełniamy zakładkę „Nadawca” 
     • w książce adresowej dane Nadawcy. Jeśli w książce adresowej nie można wyszukać Nadawcy należy:
       • albo zostawić pustą zakładkę „Nadawca”
       • albo przekazać do GPK dane Nadawcy zgodnie z „Instrukcją tworzenia nowych wpisów w książce adresowej EZD”
   • Uzupełniamy zakładkę „Pozostałe informacje”
   • Uzupełnione dane zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz”
8. Na oryginale faktury (wersja papierowa) długopisem w dolnym prawym rogu wpisujemy nr RPW wygenerowany z systemu EZD. Górny prawy rogu faktury powinien zostać pusty, ponieważ jest to miejsce na systemowy numer księgowy poprzedzony rodzajem dokumentu, który wprowadza jednostka dokonująca zakupu.
   • Nr RPW znajduje się na niebieskim polu przy nazwie dokumentu w zakładce „Akta”
9. Koszulkę z zarejestrowaną fakturą należy zakończyć
   • W koszulce z zarejestrowaną fakturą na drugiej belce od góry klikamy przycisk „Zakończ”
   • W widoku nowego okna wskazujemy powód zakończenia: „Zwykłe zakończenie”
   • Wybór zatwierdzamy przyciskiem „Zakończ”.
10. Koszulka z zarejestrowaną fakturą zostanie przeniesiona z folderu „W realizacji” do folderu „Zakończone”.

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Jak wyczyścić pamięć Cache w popularnych przeglądarkach?

Czyszczenie pamięci cache w przeglądarce internetowej jest ważną czynnością w zapewnieniu poprawnego działania systemu EZD PUW (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją PUW). Systemy tego typu intensywnie korzystają z zasobów przeglądarki, takich jak pliki JavaScript, CSS oraz inne dane przechowywane w cache, aby działać sprawnie i poprawnie wyświetlać interfejs użytkownika.

Kiedy warto wyczyścić pamięć cache?

• Po aktualizacji systemu EZD PUW – wyczyszczenie cache może pomóc uniknąć konfliktów między starą zawartością a nowymi funkcjami systemu.
• Gdy zauważasz problemy z działaniem systemu – takie jak błędy w wyświetlaniu stron, powolne ładowanie, brak reakcji na działania.
• Regularnie, co jakiś czas – aby utrzymać przeglądarkę w optymalnej kondycji i zapobiec gromadzeniu się zbyt dużej ilości przestarzałych danych.

 Jak wyczyścić pamięć cache w popularnych przeglądarkach?

 Google Chrome:

1.  Otwórz przeglądarkę Chrome na swoim komputerze;
2.  Kliknij na trzy kropki w prawym górnym rogu i wybierz „Ustawienia”;
3.  Przejdź do „Prywatność i bezpieczeństwo” i kliknij „Wyczyść dane przeglądania”;
4.  Wybierz zakres czasu „Od początku” oraz zaznacz „Pliki cookie i inne dane witryn” oraz „Obrazy i pliki zapisane w pamięci podręcznej”;
5.  Kliknij „Wyczyść dane”;
6.  Zrestartuj przeglądarkę, aby upewnić się, że zmiany zostały zaimplementowane.

 Mozilla Firefox:

1.  Otwórz przeglądarkę Firefox na swoim komputerze;
2.  Kliknij trzy poziome kreski w prawym górnym rogu i wybierz „Opcje”;
3.  Przejdź do „Prywatność i bezpieczeństwo”;
4.  W sekcji „Ciasteczka i dane stron” kliknij „Wyczyść dane”;
5.  Zaznacz „Buforowana zawartość internetowa” i kliknij „Wyczyść”;
6.  Zrestartuj przeglądarkę, aby upewnić się, że zmiany zostały zaimplementowane.

 Microsoft Edge:

1.  Otwórz przeglądarkę Edge na swoim komputerze;
2.  Kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu i wybierz „Ustawienia”;
3.  Przejdź do „Prywatność, wyszukiwanie i usługi”;
4.  W sekcji „Wyczyść dane przeglądania” kliknij „Wybierz, co chcesz wyczyścić”;
5.  Wybierz zakres czasu „Od początku” i zaznacz „Pliki cookie i inne dane witryn” oraz „Obrazy i pliki zapisane w pamięci podręcznej”;
6.  Kliknij „Wyczyść teraz”;
7.  Zrestartuj przeglądarkę, aby upewnić się, że zmiany zostały zaimplementowane.

!!!UWAGA!!!

Utrata danych autouzupełniania i zalogowania

Jeśli podczas czyszczenia cache zdecydujesz się również na usunięcie plików cookie, możesz zostać wylogowany z kont na różnych stronach internetowych. Dodatkowo przeglądarka może utracić dane autouzupełniania formularzy.

Utrata dostępu offline do niektórych treści

Niektóre strony internetowe pozwalają na przeglądanie treści offline dzięki przechowywaniu danych w pamięci cache. Po jej wyczyszczeniu te treści mogą stać się niedostępne bez połączenia z Internetem.

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Instrukcja dotycząca zgłaszania i wprowadzania adresów do książki adresowej systemu EZD PUW

I. Część ogólna

Instrukcja określa zasady dodawania nowych adresów oraz szczegółowe zasady administrowania książką adresową w systemie EZD PUW Politechniki Warszawskiej.

1. Administratorami adresów książki adresowej są:
   • kierownik sekcji Poczty Wewnętrznej (GPK) przy ul. Noakowskiego 18/20;
   • pracownicy GPK PW Filia w Płocku ul. Łukasiewicza 17;
   • pracownicy GPK w GG przy Pl. Politechniki 1.
2. Do zadań Administratora adresów w książce adresowej systemu EZD PUW należy:
   • weryfikacja poprawności i aktualizacja istniejących adresów;
   • dodawanie nowych adresów zgodnie z opisanymi zasadami.
3. Administrator adresów książki adresowej dodaje nowe wpisy w książce adresowej w oparciu o:
   • metadane dokumentów wpływających do GPK;
   • zgłoszenia dokonane przez Koordynatorów EZD przekazywane odpowiednio do:
     • GPK Filii w Płocku;
     • GPK ul. Noakowskiego 18/20 (wydziały, jednostki ogólnouczelniane, AC – z wyłączeniem Płocka);
     • GPK Biuro Rektora GG (Prorektorzy, pracownicy biura).
4. Koordynator EZD dokonuje zgłoszenia nowego adresu do książki adresowej.
5. Koordynator EZD, przed wysłaniem zgłoszenia nowych wpisów do książki adresowej EZD, dokonuje weryfikacji poprawności adresów zgodnie z opisanymi zasadami.  Adresy niezweryfikowane nie zostaną zamieszczone w książce adresowej systemu EZD PUW.
6. Zgłoszenie nowych wpisów do książki adresowej polega na wysłaniu do Administratora koszulki z wypełnionym szablonem dokumentu o nazwie „Szablon wpisu do książki adresowej”, stanowiący załącznik nr 3 niniejszej instrukcji, w systemie EZD PUW przez Koordynatora EZD.
7. Dodanie nowego adresu do książki adresowej w systemie EZD PUW nastąpi w przeciągu najbliższych dwóch dni roboczych od daty wpłynięcia koszulki do Administratora książki adresowej.

II. Instrukcja

1. Zgłoszony nowy adres do książki adresowej powinien być zgodny z adresem wskazanym przez daną instytucją/uczelnię /osobę prywatną/firmę jako adres do korespondencji.
2. W książce adresowej należy uwzględniać wielkie litery w nazwach własnych; nie należy wprowadzać całych adresów stosując wielkie litery.
3. Wpisy w książce adresowej powinny być wprowadzane zgodnie z zasadami pisowni języka polskiego.
4. Wypełniając pole „Ulica” należy przed podaniem nazwy własnej wpisać odpowiedni skrót: „ul.” – ulica (ul. Noakowskiego) „Pl.” – Plac (Pl. Politechniki), „Al.” – Aleje (Al. Ujazdowskie).
5. Jeżeli pole „Kod pocztowy” adresata jest tożsamy z polem „Miejscowość”, to nie wypełniamy pola „Miejscowość”. Jeżeli kod pocztowy jest inny niż kod miejscowości, to wypełniamy oba pola „Kod pocztowy” oraz „Miejscowość”.
6. Pole „Kraj” uzupełniamy tylko w przypadku korespondencji zagranicznej, przy korespondencji krajowej nie wypełniamy pola „Kraj”.
7. Adresy które zawierają w tytule nazwy spółek wpisujemy zgodnie z wykazem skrótów – załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
8. W książce adresowej nie używamy znaków specjalnych, przykładowy wykaz w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji.

III. Procedura zgłaszania nowych adresów

1. Czynności wykonywane przy zgłaszaniu nowych adresów przez koordynatorów EZD:
   • utworzenie koszulki;
   • w zakładce „Akta” odszukujemy przycisk „Nowy”, klikamy na widoczny na przycisku trójkąt;
   • z listy wybieramy szablon dokumentu o nazwie: „Szablon wpisu do książki adresowej”;
   • wypełniamy szablon i zapisujemy go w koszulce w zakładce „Akta”;
   • uzupełniamy metadane;
   •  udostępniamy szablon w trybie do edycji administratorowi książki adresowej w GPK.
2. Koordynator EZD na którego koncie znajduje się główna koszulka po uzyskaniu potwierdzenia od Administratora adresów w postaci akceptacji na dokumencie,  zamyka główną koszulkę za pomocą przycisku „Zakończ”.
3. Administrator wprowadza nowe adresy bądź też aktualizuje istniejące wpisy:
   • przed zapisaniem adresów do książki adresowej pracownik GPK musi zaznaczyć w książce adresowej CheckBox: „Blokowanie adresata”, ma to na celu zablokowanie możliwości edycji wpisu przez użytkowników merytorycznych;
   • po akceptacji zamyka udostępnioną koszulkę poprzez wykorzystanie przycisku „Zakończ”.

Załącznik 1 - Dopuszczalna forma skrótów spółek handlowych (zgodnie z art. 160 Kodeksu spółek handlowych).

Załącznik 2 - Wykaz przykładowych niedozwolonych znaków specjalnych

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Do czego służy konto techniczne?

Konto techniczne służy jedynie do odbierania korespondencji. Nie powinno służyć do zakładania spraw i procedowania spraw, komunikowania się z innymi jednostkami PW (przekazywanie i udostępnianie do innych jednostek PW), akceptowania dokumentów, czy też podpisywania dokumentów. Konto techniczne, to tylko miejsce wpływu koszulek z GPK lub z konta imiennego pracownika PW. Do konta technicznego może mieć dostęp kilku pracowników danej jednostki, którzy wchodzą na konto techniczne za pomocą funkcji "zastępstw", następnie przekazują z konta technicznego koszulki na swoje konta imienne i dopiero na swoich kontach imiennych podejmują dalsze czynności kancelaryjne (zakładanie spraw i procedowane spraw, akceptowanie, podpisywanie, komunikowanie się z innymi jednostkami, tworzenie korespondencji wychodzącej poza PW itd.).

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Co mam zrobić jeśli omyłkowo zarejestrowałam/em sprawę w zastępstwie za konto techniczne? Jak zmienić prowadzącego sprawę?

Sprawę zawsze należy zakładać na koncie imiennym, nigdy na koncie technicznym. Jeśli omyłkowo założyliśmy sprawę na koncie technicznym, to prowadzącym sprawę będzie konto techniczne W tej sytuacji, należy zmienić prowadzącego. Wchodzimy na konto techniczne, na którym jest koszulka z załażoną sprawą, odszukujemy i wchodzimy na koszulę z błędnie założoną sprawą. W koszulce w zakładce „Sprawa” klikamy w okno o nazwie „Prowadzący”. Następnie wpisujemy nazwisko osoby, która powinna prowadzić sprawę, poniżej okna pojawi się lista osób o tym nazwisku, wybieramy właściwą osobą, swój wybór zatwierdzamy klikając „Zapisz”.
Jeśli w rozwijanej liście nie widać nazwiska żądanej osoby (nowego prowadzącego sprawę), prosimy o kontakt mailowy z zespołem ServiceDesk 5999@pw.edu.pl

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Jak ustawić zastępstwo w systemie EZD?

Użytkownik może wykonywać obowiązki w systemie EZD PUW w imieniu innych osób oraz być przez nie zastępowany, udostępniając im swoje konto i posiadane uprawnienia. W przypadku nieobecności pracownika, osoba realizująca zadania w systemie w jego imieniu działa jako zastępca. Zaleca się, aby każdy pracownik miał wyznaczonego zastępcę w systemie EZD na czas swojej nieobecności.

• Aby ustawić zastępstwo, należy z poziomu głównego interfejsu systemu EZD przejść do sekcji „Osoby zastępowane”.
• Z poziomu tej sekcji należy wybrać opcje „Ustaw zastępców” tak aby system przekierował nas do nowego widoku „Zarządzanie zastępcami”.
• Następnie z rozwijanej listy należy wybrać użytkownika lub użytkowników, którzy będą pełnić zastępstwo, ustalić okres jego obowiązywania, a następnie potwierdzić tę operację przyciskiem „Dodaj”.
• Po dodaniu zastępcy lub zastępców, ich dane oraz okres obowiązywania zastępstwa zostaną wyświetlone w widoku „Zastępstwa”. Ta sekcja zawiera informacje o wszystkich ustawionych zastępstwach.
• Aby sprawdzić swoich zastępców, należy przejść do strony głównej systemu EZD, a następnie w sekcji „Osoby zastępowane” kliknąć odpowiedni link. W nowym oknie pojawi się informacja o osobach zastępujących oraz terminie zastępstwa.
• Przejście na profil osoby zastępowanej wymaga kliknięcia na jej nazwisko w oknie „Osoby zastępowane”. System przekieruje nas wtedy do strony głównej EZD wybranego pracownika, co zostanie wyświetlone na pasku informującym o zalogowanym użytkowniku.
• Aby wrócić do własnego profilu, należy najechać kursorem na wyświetlaną osobę zastępowaną i kliknąć na nią.
• Jako osoba zastępująca, pracownik na stronie głównej systemu EZD w sekcji „Osoby zastępowane” widzi bieżące zastępstwa przydzielone mu oraz status dokumentów osoby zastępowanej.
• Wszystkie działania podjęte podczas zastępstwa są zapisywane przez system i odnotowywane w historii koszulki, przebiegu dokumentów oraz w metryce sprawy.

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Jak ustawić zastępstwo w obrębie oddziału/wydziału organizacji w systemie EZD?

1. Możliwość ustawiania zastępstw dla innych osób w obrębie oddziału lub wydziału organizacji posiada kierownik jednostki organizacyjnej. Bez tych uprawnień można ustawiać zastępstwa wyłącznie dla siebie.
2. Aby ustawić zastępstwo, należy z poziomu głównego interfejsu systemu EZD przejść do sekcji „Osoby zastępowane”.
3. Z poziomu tej sekcji należy wybrać opcje „Ustaw zastępców” tak aby system przekierował nas do nowego widoku „Zarządzanie zastępcami”.
4. Wybierz opcję "Ustaw zastępstwa oddziału/wydziału", aby przejść do widoku "Zarządzanie zastępstwami".
5. Z listy rozwijalnej wybierz pracownika, który potrzebuje zastępstwa.
6. Następnie wskaż pracownika lub pracowników, którzy będą pełnić zastępstwo.
7. Określ przedział czasowy w jakim zastępstwo będzie obowiązywać.
8. Zatwierdź ustawienia, klikając przycisk "Dodaj".
9. Po dodaniu zastępcy lub zastępców, ich dane oraz okres obowiązywania zastępstwa zostaną wyświetlone w widoku „Zastępstwa”. Ta sekcja zawiera informacje o wszystkich ustawionych zastępstwach.

 Powrót 

___________________________________________________________________________

W jaki sposób wydrukować informacje o akceptacjach dokumentu w systemie EZD?

1. Otwórz koszulkę, która zawiera dokument.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu.
3. Z menu kontekstowego wybierz opcję Wydruk -> Dokument + Uwierzytelnienie + Akceptacje, wersja PDF (ten wydruk zawiera informacje o złożonych akceptacjach). W nowym oknie przeglądarki otworzy się gotowy do wydrukowania dokument.

 Powrót 

___________________________________________________________________________

Czym jest uwierzytelnienie i w jaki sposób je pobrać? 

Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego, doręczenie pisma może polegać na przekazaniu wydruku pisma wygenerowanego z systemu teleinformatycznego. Taki wydruk powinien zawierać:

• Informację, że pismo zostało sporządzone elektronicznie i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wraz z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym osoby, która je podpisała.
• Unikalny identyfikator pisma, nadany przez system teleinformatyczny, z którego pochodzi dokument.

Te informacje można znaleźć jako element zawarty w opcji Uwierzytelnienie, dostępnym do pobrania z systemu EZD.

Aby pobrać Uwierzytelnienie, kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę podpisanego dokumentu, wybierz opcję Wydruk, a następnie wybierz jedną z opcji uwierzytelniania.