Spotkanie pt.: „Wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją - EZD PUW na PW”.

Ostatnia aktualizacja: 13.01.2022 17:55

W dniu 11 stycznia 2022 roku z udziałem Władz Uczelni: Jego Magnificencji Rektora prof. dr hab. inż. Krzysztofa Zaremby, Prorektor ds. Rozwoju prof. Adama Woźniaka, Pani Kanclerz dr Jolanty Ewartowskiej, odbyło się spotkanie, poświęcone omówieniu tematyki związanej z projektem wdrożenia systemu EZD PUW w PW.

W czasie którego poruszona została następująca tematyka:

  • Zintegrowane środowisko systemowe Uczelni 
  • Cele i zadania projektu 
  • Merytoryczne podstawy wdrożenia systemu EZD 
  • Funkcjonalność systemu EZD 
  • Praktyczny pokaz systemu EZD PUW
  • Status prac 
  • Wspólna dyskusja, pytania.

Spotkanie rozpoczął i poprowadził Pan prof. dr hab. inż. Adam Woźniak - Prorektor ds. Rozwoju. Oprócz najwyższych władz uczelni zaroszeni byli również kierownicy j.o. oraz koordynatorzy wydziałowi ds. EZD PUW. W najbardziej aktywnym monecie spotkania uczestniczyło ok. 150 osób, co świadczy o dużym zainteresowaniu tematem wdrożenia EZD PUW na PW.  

Osoby, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu poniżej znajdą prezentację z tego spotkania oraz bazę pytań i odpowiedzi, które poruszono w czasie spotkania.  

    Prezentacja ze spotkania z filmem na 23 slajdzie

        

Odpowiedzi na pytania zadane w czasie spotkania:

 Spis treści

Wykaz dokumentów dot. danych osobowych – raporty. Czy jest możliwość wygenerowania raportu?

  • System EZD umożliwia generowanie około 77 raportów, aby w pełni odpowiedzieć na zadane pytanie niezbędne jest zapoznanie się z zakresem jakie dane powinien zawierać ten raport i skąd te dane mogą być zaciągnięte.

Kto finansuje i zamawia sprzęt do wyposażenia stanowisk kancelaryjnych, CI czy jednostki organizacyjne we własnym zakresie?

  • Zakup sprzętu do wyposażenia stanowisk kancelaryjnych jest realizowany z budżetu CI PW. CI PW jest na końcowym etapie procedury przetargowej na sprzęt do stanowisk kancelaryjnych. Po zakończeniu tych działań sprzęt zostanie zainstalowany w miejscach wskazanych przez jednostki organizacyjne. Instalacja sprzętu będzie przeprowadzona przez ServiceDesk przy wsparciu koordynatorów jednostek organizacyjnych.

Czy jest sens wdrażania systemu EZD PUW, skoro ten system ma być zastąpiony systemem EZD RP, kiedy to nastąpi? 

  • Tak, jest sens. System EZD RP jest w trakcie tworzenia. W tej chwili powstał kolejny  już 9 prototyp tego systemu w wersji testowej. W niedługim czasie ma się pojawić 10 prototyp. Nie wiadomo jeszcze, kiedy zostanie uruchomiona wersja produkcyjna systemu EZD RP. System EZD PUW na PW jest już zainstalowany w wersji testowej oraz produkcyjnej. Na wersji testowej prowadzone są testy, które pozwolą w niedługim czasie uruchomić system produkcyjny. Do pełnego zainstalowania i uruchomienia systemu produkcyjnego potrzebne jest zakończenie działań związanych z opracowaniem końcowej wersji następujących dokumentów: Instrukcji kancelaryjnej, JRWA ora instrukcji Archiwizacji. Zespół wdrożeniowy PW zamierza uczestniczyć w testowaniu systemu EZD RP.

Harmonogram prac, kiedy zostanie uruchomiony system EZD PUW na całej Politechnice Warszawskiej?

  • Pierwotnie uzgodniony harmonogram wdrożenia uległ zmianie na skutek zwłoki spowodowanej przez dwa czynniki:
    • rozstrzygnięcie przetargu na zakup sprzętu do wyposażenia stanowisk kancelaryjnych,
    • zaakceptowanie przez Archiwum Państwowe kluczowych dokumentów, stanowiących formalną podstawę wymiany korespondencji, tj.: Instrukcja Kancelaryjna (IK), Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i Instrukcja Archiwizacji (IA)
  • Po otrzymaniu dat wyżej wymienionych aktywności harmonogram zostanie zaktualizowany i wytyczony zostanie plan wdrożenia, sekwencyjnego uruchamiania kolejnych funkcjonalności/procesów, począwszy od tych mniej krytycznych dla funkcjonowania Uczelni.

Czy należy rejestrować umowy w systemie EZD i gdzie będą wpływały umowy (punkt kancelaryjny czy do j.o.)? 

  • Wszelka dokumentacja papierowa (w tym umowy) zaadresowana do jednostek organizacyjnych Politechniki Warszawskiej powinna zostać dostarczona do Punktów Kancelaryjnych (początek obiegu). Utworzone będą cztery Punkty Kancelaryjne:  
    • Punkt przy ul. Noakowskiego (Warszawa),
    • Punkt przy ul. Narbutta (Warszawa),
    • Punkt w Biurze Rektora w Gmachu Głównym PW (Warszawa),
    • Punkt w Filii Płockiej PW (Płock).  
  • Punkt Kancelaryjny zarejestruje daną umowę w Rejestrze Pism Wpływających (RPW), naklei na jednym z egzemplarzy umowy etykietę z kodem kreskowym oraz nr RPW, a następnie Poczta Wewnętrzna PW przekaże umowę w wersji papierowej do jednostki organizacyjnej wskazanej na umowie. To czy umowa będzie odwzorowana cyfrowo w systemie w sposób pełny, niepełny lub będzie zarejestrowana bez odwzorowania cyfrowego regulować będzie Instrukcja Kancelaryjna (IK). Jeśli w IK nie będzie zawierała zapisów w tym zakresie, to obieg umowy powinien wyglądać tak jak został opisany powyżej, a umowa powinna być w pełni zeskanowana i wprowadzona do systemu. Proces ten może być zrealizowany na kilka sposobów w zależności od wewnętrznych uregulowań.

Czy będzie można obsługiwać w systemie obieg faktur?

  • Na obecną chwilę, zgodnie z wypowiedzią Pani Kwestor w czasie spotkania, faktury procedowane będą w formie papierowej. 
  • Docelowo zakłada się obsługę faktur w formie elektronicznej (faktury ustrukturyzowane).

Zastępstwa – czy można synchronizować moduł zastępstwa w systemie SAP z zastępstwami w systemie EZD?

  • Na obecnym etapie wdrożenia prace koncentrują się na testowaniu oraz uruchomieniu systemu produkcyjnego. Po zakończeniu tych prac będzie kontynuowany rozwój funkcjonalności systemu podstawowego. W ramach dalszych prac rozwojowych  analizowane będą możliwości integracyjne z systemem SAP Portal.  

Czy pisma wpływające droga mailową będzie można zarejestrować w systemie EZD, jeśli tak, to w jaki sposób? 

  • Tak, jeśli drogą mailową wpłynie dokument, który powinien zostać zarejestrowany jako przesyłka wpływająca, wtedy zapisujemy treść maila z załącznikami na komputerze, a następnie tworzymy w systemie koszulkę, dodajemy zapisanego maila i nadajemy mu ręcznie nr RPW. Przy nadawaniu RPW zaznaczyć również należy checkbox: dokument elektroniczny.

Czy koordynatorzy mogą zapoznać się z projektami instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwizacji i JRWA? 

  • Oczywiście tak, ale najlepiej byłoby gdyby te dokumenty były już po akceptacji Archiwum Państwowego. Jeżeli Archiwum Państwowe naniesie jakieś uwagi możemy wysłać IK, JRWA oraz IA do konsultacji Koordynatorów.

Według jakich przepisów jednostki mają archiwizować dokumenty jeśli nie znają projektu instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwizacji i JRWA?

  • Na obecną chwilę jednostki powinny archiwizować dokumenty na podstawie obowiązującego zarządzenia nr 53/2016 Rektora PW z 17 października 2017 roku.
  • Najbliższa wymagana data archiwizowania dokumentów wytworzonych i wprowadzonych do sytemu EZD nastąpi nie szybciej niż za dwa lata. Do tego czasu będzie zaakceptowana i rozpowszechniona zaktualizowana IA a także JRWA i IK. 

Z jakich adresów mailowych można rejestrować przesyłki w systemie?

  • Podobnie jak w obiegu tradycyjnym (papierowym) czynności służbowe wykonywane powinny być na kontach służbowych/technicznych w domenie @pw.edu.pl.

Czy planowane są szkolenia dla koordynatorów wydziałowych systemu EZD?

  • Tak, koordynatorzy jednostek organizacyjnych w najbliższym czasie zostaną przeszkoleni z zakresu funkcjonalnej systemu. Planowane są też cykliczne spotkania, które będą miały na celu ścisłą współpracę administratorów systemu z koordynatorami, którzy swoją wiedzę na temat wdrożenia systemu EZD będą rozpowszechniać w jednostkach organizacyjnych.

Czy wiadomości e-mail wychodzące z Uczelni powinny posiadać klauzulę o ochronie własności intelektualnej/wykorzystaniu wiadomości jedynie przez osoby uprawnione (adresatów)/braku możliwości wykorzystania niezgodnie z przeznaczeniem? 

  • Instytucje prywatne jak i publiczne korzystają z tego typu klauzul. Kwestia klauzuli zostanie omówiona z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji PW.