EZD

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (EZD PUW) jest obecnie wdrażany na Politechnice Warszawskiej w celu zcentralizowania czynności kancelaryjnych w jednym systemie oraz usprawnienia zarządzania dokumentacją na naszej uczelni.  Jest aplikacją działającą na przeglądarce internetowej, dzięki czemu do podstawowej pracy na tej aplikacji nie jest wymagany dodatkowy sprzęt, ani instalacja na komputerze użytkownika dodatkowego systemu. Każdy pracownik Politechniki Warszawskiej wykonujący czynności administracyjno-kancelaryjne, posiadający jedynie komputer z dostępem do Internetu może rozpocząć pracę w systemie EZD PUW. Wyjątek stanowią Punkty Kancelaryjne i stanowiska kancelaryjne, które są miejscem wpływu dokumentów w wersji tradycyjnej (papierowej) i muszą posiadać sprzęt umożliwiający przekształcenie papierowego dokumentu w dokument elektroniczny oraz sprzęt umożliwiający wygenerowanie kodu kreskowego z numerem RPW (rejestr przesyłek wpływających).

Ogromną zaletą systemu  EZD jest możliwość zintegrowania go z aplikacjami pakietu MS Office dzięki czemu z poziomu systemu możemy pracować na gotowych szablonach dokumentów, aktualizować dokumenty dodane do koszulki, możemy również dodawać dokumenty pakietu Office utworzone na naszym komputerze lub zapisane w chmurze OneDrive. Do rozszerzenia możliwości systemu o te  funkcjonalności  służy dodatek Addin. Instalacją dodatku na komputerach pracowników PW zajmuje się ServiceDesk. Dodatek ten umożliwia również podpisywanie dokumentów w systemie podpisem certyfikowanym kwalifikowanym. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w instrukcji EZD.

EZD PUW to system kancelaryjny, umożliwiający dokumentowanie i załatwianie spraw w postaci elektronicznej, jak również może wspierać wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnego obiegu dokumentów (obieg dokumentów papierowych).  

Na szczególną uwagę w systemie zasługują funkcjonalności, które usprawniają, ułatwiają oraz przyspieszają wykonywanie czynności kancelaryjnych. Dzięki nim mamy możliwość wykonania swoich zadań w sposób bardziej wydajny oraz przyjemniejszy. Jako przykłady można tu przetoczyć następujące funkcjonalności w systemie EZD PUW:

  • Rozdzielanie i rejestrowanie przesyłek wpływających drogą tradycyjną, pocztą elektroniczną, elektroniczną skrzynką podawczą (w tym ePUAP) w jednym systemie z możliwością odszukania lokalizacji koszulki w systemie z daną przesyłką
  •  prowadzenie pełnego obiegu dokumentów drogą elektroniczną  w jednym systemie pomiędzy jednostkami organizacyjnymi lub pracownikami jednej jednostki, jak również instytucjami zewnętrznymi (w większości) bez konieczności drukowania dokumentów,
  • Możliwość ustawiania zastępstw za pracownika, który np. przebywa na zwolnieniu lekarskim lub urlopie, dzięki czemu wszystkie sprawy są prowadzone z dotrzymaniem terminowości
  • klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentów według dostępnego w systemie modułu w formie wyszukiwarki do znajdowania odpowiedniej klasy jednolitego rzeczowego wykazu akt  (JRWA)
  • automatyczne nadawanie kolejnego w danej klasie numeru sprawy
  • tworzenie projektów pism na szablonach z automatycznie uzupełnianymi polami
  • podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym, z możliwością weryfikacji kto i kiedy podpisał dokument,
  • możliwość edycji dokumentu przez więcej niż jedną osobę,
  • łączenie w jednej koszulce wszystkich dokumentów związanych z daną sprawą
  • dodawanie notatek do koszulki
  • widoczność bezpośrednio w koszulce  historii obiegu dokumentów dotyczących konkretnej sprawy
  • odnotowanie sposobu wysłania przesyłki (np. list polecony),
  • automatyczne uzupełnianie metadanych adresowych odbiorcy na zwrotce, kopercie, wkładce adresowej
  • dostęp do elektronicznej książki adresowej przy wysyłaniu korespondencji seryjnej  
  • automatyczne generowanie pocztowych książek nadawczych, również w postaci elektronicznej i innych raportów, wymaganych przez operatorów pocztowych
  • prowadzenie rejestru w składach chronologicznych (czyli dokumentacji papierowej), ich obsługa i zarządzanie zbiorami składu chronologicznego,
  • prowadzenie rejestrów (m. in. Rejestr przesyłek wpływających, Rejestr przesyłek wychodzących, Spisy Spraw, Rejestr pism wewnętrznych oraz wielu jeszcze  innych rejestrów
  • gromadzenie przyporządkowanych metadanych oraz dodatkowych atrybutów do właściwych spraw i wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw,
  • automatyczna archiwizacja spraw i dokumentacji niestanowiącej akt sprawy oraz archiwizację składów chronologicznych i informatycznych nośników danych,
  • weryfikacja archiwizowanej dokumentacji pod kątem wytycznych instrukcji archiwalnej,
  • generowanie raportów na potrzeby archiwum zakładowego w zakresie spraw dokumentowanych elektronicznie i pomocniczo w systemie,
  • generowanie paczki archiwalnej,

System EZD PUW posiada szeroką gamę funkcjonalności ułatwiających pracę. Powyżej wymienione funkcje, to tylko przykłady. Pomimo rozbudowanego zakresu możliwości EZD PUW charakteryzuje się prostą i intuicyjną obsługą i co ważne potrafi zautomatyzować czynności przyjmowania i wysyłania dużej ilości dokumentów.