FAQ

___________________________________________________________________________

Jak zalogować się do systemu EZD?

Logujemy się imiennym adresem mailowym w domenie pw.edu.pl i hasłem do tego konta. 

Powrót

___________________________________________________________________________

Co zrobić jeśli nie działa podpis kwalifikowany?

Na początek sprawdź czy:

  • na komputerze są zainstalowane sterowniki do czytnika kart
  • na komputerze jest zainstalowane oprogramowanie np. Sigillum Sign  (więcej na stronie: https://www.ci.pw.edu.pl/Uslugi/Podpis-elektroniczny
  • do systemu Windows jest dodany Certyfikat podpisu kwalifikowanego   
  • na komputerze jest zainstalowana aplikacja AddIn 
  • masz nadaną odpowiednią grupę uprawnień pozwalającą na używanie podpisu kwalifikowanego w systemie EZD

Po za tym, aby podpis poprawnie działał, w systemie EZD po zalogowaniu należy skonfigurować ustawienia na swoim koncie w następujący sposób: 

  • w pasku górnym wyszukaj i wejdź w "Ustawienia pracownika" -> następnie w zakładkę "Podpis"
  • w zakładce [Podpis] wciśnij klawisz "Pokaż certyfikaty
  • na pasku zadań systemu Windows u dołu ekranu pojawi się okno, w które należy kliknąć i wyświetlić certyfikaty, które posiadamy na naszym komputerze. 
  • Wybieramy certyfikat, którego wystawcą jest "CUZ Sigillum - QCA1", na certyfikacie widnieć będzie Twoje imię i nazwisko
  • Zatwierdź swój wybór naciskając "OK
  • Automatycznie powrócisz do widoku "Ustawienia Pracownika". Następnie wciśnij klawisz "Zapisz
  • W sekcji [Wybrany] powinien pokazać się numer seryjny podpisu kwalifikowanego 

Jeśli powyżej opisane czynności zostały poprawnie wykonane, a podpis nadal nie działa, można jeszcze: sprawdzić ważność certyfikatu, wyczyścić pamięć w przeglądarce, zresetować komputer, powtórnie zalogować się do systemu lub skontaktować się z zespołem ServiceDesk

  • ul. Noakowskiego 18/20,
  • klatka C, pokój nr 8,
  • tel. +48 (22) 234 5999,
  • e-mail: 5999@pw.edu.pl

Powrót

___________________________________________________________________________

W jaki sposób można zainstalować aplikację AddIn?

W celu instalacji dodatku AddIn należy skontaktować się z Koordynatorem EZD w swojej jednostce organizacyjnej. Koordynatorzy są w posiadaniu instrukcji instalacji aplikacji AddIn. Zespół wdrożeniowy EZD informuje Koordynatorów o pojawieniu się nowej wersji AddIn-a, oraz dostarcza pliki instalacyjne najnowszej wersji tego dodatku. Dodatek AddIn może zainstalować jedynie osoba, która na komputerze, na którym wymagana jest instalacja posiada uprawnienia administratora.

Powrót

___________________________________________________________________________

Co zrobić jeśli nie mogę otworzyć załączonego pliku do koszulki?

  • Sprawdź, czy masz zainstalowany dodatek ADDIN 
  • Po zalogowaniu do systemu w pasku górnym odszukaj zębate kółko "Ustawienia Pracownika" -> Ustawienia Profilu -> Wyłącza obsługę dodatku AddIn do systemu Windows -> powinna być ustawiona opcja "NIE"
  • możesz również pobrać dokument na komputer: najeżdżamy na nazwę dokumentu -> klikamy w prawy przycisk myszy -> pobierz
  • Spróbuj zalogować się do systemu EZD z poziomu innej przeglądarki
  • Wyczyść pamięć przeglądarki 

Powrót

___________________________________________________________________________

Jakie mamy grupy uprawnień w systemie produkcyjnym EZD?

Wypełniając formularz EZD (nadający uprawnienia do pracy w systemie EZD) warto wcześniej zapoznać się z grupami uprawnień jakie na tą chwilę są utworzone w systemie poprodukcyjnym EZD. Grupy uprawnień regulują zakres funkcjonalności do jakich użytkownik może mieć dostęp w systemie produkcyjnym EZD.

Dostęp do sytemu produkcyjnego EZD powinni posiadać pracownicy PW biorący udział w Procesie 03.2 Rozpatrzenie wniosku o wydanie pełnomocnictwa/upoważnienia/oświadczenia. Przy kolejnych wdrożonych elektronicznie procesach grupa użytkowników systemu powinna się powiększać. Wtedy też mogą powstać nowe grupy uprawnień o czym będziemy Państwa informować.

Grupy uprawnień:

  • Grupa: Pracownik merytoryczny – jest to domyślna grupa uprawnień, czyli nadawana automatycznie przy zakładaniu konta. Każdy pracownik PW zgłoszony przez kierownika j.o. jako nowy użytkownik systemu produkcyjnego EZD bez względu na pełnioną funkcję będzie miał nadawane uprawnienia pracownika merytorycznego. Zakres tych uprawnień pozwala na wykonywanie podstawowych czynności w systemie, tj.: zakładanie koszulki, tworzenie nowych dokumentów, pracę na szablonach dokumentów, akceptowanie, tworzenie notatek, opinii, dekretację, wydruk dokumentu z uwierzytelnieniem podpisu i akceptacji, nadawanie/zmiana znaku sprawy, wyszukiwanie dokumentów/koszulek/spraw, otwieranie dokumentów z poziomu system EZD (wymagana instalacja aplikacji AddIn) i inne niezbędne funkcje do codziennej pracy w systemie.

Podstawowe uprawnienie do pracy w systemie EZD na wniosek kierownika j.o mogą być rozszerzone o poniższe grupy uprawnień. Grupy te zostały utworzone z myślą o pracownikach pełniących wyższe funkcje kierownicze oraz z myślą o pracownikach, którzy w swojej codziennej pracy korzystają z podpisu kwalifikowanego, np. prawnicy.

  • Grupa: Kierownik – Rozszerza podstawowe uprawnienia o funkcjonalności takie jak rejestry, raporty oraz funkcje usprawniające zarządzanie i kontrolowanie obiegu spraw w j.o., daje dostęp do spraw całej j.o. i podległych jej sekcji.
  • Grupa: Podpis kwalifikowany – grupa ta daje możliwość min.: podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym bezpośrednio w systemie EZD (niezbędna jest instalacja aplikacji AddIn); konwertuje podpisany dokument Word na PDF; pozwala również na akceptowanie dokumentów podpisanych podpisem kwalifikowanym, zawiera też uprawnienie inicjujące auto-uzupełninie szablonu dokumentu o podpis kwalifikowany, i inne.

Powrót

___________________________________________________________________________

Potrzebuję dostępu do systemu produkcyjnego lub/i testowego. Co należy zrobić?

W celu uzyskania dostępu do pracy w systemie produkcyjnym EZD należy pobrać i wypełnić Formularz EZD. Dokładne informacje na ten temat dostępne są tu: https://ci.pw.edu.pl/EZD/Uzyskanie-uprawnien-do-pracy-w-systemie

W celu uzyskania dostępu do pracy w systemie testowym EZD należy drogą mailową na adres 5999@pw.edu.pl zgłosić nowego użytkownika. W treści maila należy zaznaczyć, iż zależy Państwu na uprawnieniach do środowiska testowego, a nie produkcyjnego. Podanie nr osobowy SAP zgłaszanego użytkownika na pewno ułatwi i przyspieszy proces zakładania konta.

Zgłoszenia dokonuje Koordynator EZD j.o. lub kierownik j.o.

Powrót

___________________________________________________________________________

Co należy do zadań Koordynatora EZD i w jakich sytuacjach mogę liczyć na jego wsparcie?

W każdej jednostce organizacyjnej powinien być wyznaczony Koordynator EZD. Jest to osoby, która jest w kontakcie z zespołem wdrożeniowym EZD i dostarcza do swojej jednostce organizacyjnej najnowsze dane i informacje na temat prac, które są w danym czasie wykonywane przez zespół wdrożeniowy w systemie EZD.

Do zadań Koordynatorów należy:

  • wsparcie merytoryczne i techniczne pracowników danej jednostki organizacyjnej w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz obsługi systemu EZD;
  • bieżący nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w systemie EZD w jednostce;
  • udział w definiowaniu wymagań i testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD

Na prośbę Koordynatorów EZD został założony zespół w aplikacji Teams. W tym miejscu są zamieszczane prezentacje dotyczące systemu EZD, pliki instalacyjne z najnowszymi wersjami aplikacji AddIn, instrukcje dla użytkowników systemu EZD i inne materiały, które są potrzebne użytkownikom systemu. W zespole tym Koordynatorzy EZD mogą też wymieniać się swoimi doświadczeniami, mogą również zadawać pytania, na które odpowiadają członkowie zespołu wdrożeniowego EZD.

Zmianę lub zgłoszenie nowego Koordynatora EZD prosimy kierować na adres Projekt.EZD@pw.edu.pl (Koordynatora wskazuje kierownik j.o.)

Lista koordynatorów EZD

Powrót

___________________________________________________________________________

Do czego służy aplikacja OpenVPN GUI?

OpenVPN GUI - Jest to aplikacja służąca do bezpiecznego korzystania z połączeń internetowych, np. dostęp do systemem EZD.

Logując się do systemu EZD za pośrednictwem sieci internetowej PW, nie jest wymagane wcześniejsze logowanie do aplikacji OpenVPN.

Logują się do systemu EZD poza siecią PW, należy najpierw zalogować się do aplikacji OpenVPN.

Poniższy plik zawiera instrukcję instalacji jak również link do serwera, z którego można pobrać aplikację Open VPN GUI

Wsparcia przy instalacji udziela ServiceDesk:

ul. Noakowskiego 18/20,

klatka C, pokój nr 8,

tel. +48 (22) 234 5999,

e-mail: 5999@pw.edu.pl

Powrót

___________________________________________________________________________

Gdzie znajdę materiały do samokształcenia?

Logując się do systemu EZD (produkcyjnego lub testowego) na stronie głównej w prawym dolnym rogu znajduje się zakładka linki. Instrukcja użytkownika systemu EZD oraz krótkie filmiki instruktażowe dostępne są właśnie w tej lokalizacji.

Na stronie CI PW w zakładce EZD dostępne są materiały związane z procedowaniem procesu 03.2 Rozpatrzenie wniosku o wydanie pełnomocnictwa / upoważnienia / oświadczenia:

  • Instrukcja procedowania wniosku w systemie EZD,
  • opis procesu,
  • karta procesu
  • schemat procesu

Po wdrożeniu kolejnych procesów na stronie CI PW w zakładce EZD znajdą się również inne instrukcje dotyczące elektronicznego procedowania dokumentów w systemie EZD.

Powrót

___________________________________________________________________________

Czy z systemu EZD można korzystać na komputerach z oprogramowaniem MacOS i Linux?

Tak, można korzystać, jednakże z uwagi na to, iż na komputerach z systemem MacOS i Linux nie da się zainstalować aplikacji AddIn, to niektóre czynności takie jak, np.: tworzenie dokumentów na szablonach zamieszczonych w systemie EZD nie będzie możliwe. Zapoznanie się z treścią dokumentu czy też podpisanie dokumentu będzie wymagało pobrania dokumentów na komputer :

logujemy się do EZD -> odnajdujemy koszulkę, w której znajduje się dokument do akceptacji lub podpisu -> najeżdżamy myszką na nazwę dokumentu -> klikamy w prawy przycisk myszy -> z menu wybieramy „Pobierz

Ta czynność pozwoli nam na:

  • zapoznanie się z treścią dokumentu,
  • wprowadzenie zmian w dokumencie,
  • podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym (przy podpisywaniu wymagana jest wcześniejsza instalacja aplikacji do podpisywania dokumentów (np. Szafir lub PEM-HEART Signature).

W celu zaktualizowania dokumentu w systemie EZD o czynności, które wykonaliśmy lokalnie, należy:

na dokumencie w systemie EZD najechać myszkę na nazwę dokumentu -> następnie z menu wybieramy „aktualizuj dokument” -> dodajemy zapisany lokalnie uaktualniony lub podpisany dokument -> Dokument jest gotowy do np. przekazania go w systemie EZD.

Pracując na komputerze z systemem MacOS lub Linux użytkownik może wykonywać czynności takie jak:

  • logowanie do systemu (przeglądarka Firefox, Chrome), 
  • tworzenie nowych koszulek, 
  • dodawanie dokumentów do koszulki (utworzonych lokalnie na komputerze), 
  • akceptowanie dokumentów, 
  • przekazywanie/udostępnianie dokumentów 
  • i wiele innych codziennych czynności.

Powrót

___________________________________________________________________________

W systemie testowym EZD są nieaktualne informacje o mnie i/lub o jednostce organizacyjnej, w której pracuje. Do kogo mam to zgłosić?

Taką informację powinien zgłosić mailowo Koordynator EZD na adres ServiceDesk: 5999@pw.edu.pl, czyli w pierwszej kolejności kontaktujemy się z Koordynatorem EZD i ustalamy, które dane należy uaktualnić. W kolejnym kroku Koordynator EZD wysyła maila na adres SD. 

Powrót

___________________________________________________________________________