SPAM - często zadawane pytania

Co to jest SPAM?

Mówiąc najogólniej, spam to niechciane wiadomości. Wiadomości takie mogą również zawierać szkodliwe oprogramowanie, niebezpieczne linki lub załączniki, a także skłaniać użytkownika do niepożądanego działania, np. podania danych logowania, przekazania pieniędzy lub zainstalowania oprogramowania.

Co Politechnika Warszawska, jako organizacja, robi z wiadomościami email?

Wszystkie wiadomości kierowane do skrzynek w domenie @pw.edu.pl, pochodzące spoza organizacji, przechodzą przez filtry bezpieczeństwa i filtry antyspamowe. Ich zadaniem jest wykrywanie wiadomości podejrzanych, niechcianych lub zawierających szkodliwe treści.

Działanie filtrów obejmuje między innymi:

• weryfikację rekordów SPF, DKIM i DMARC domeny nadawcy;
• weryfikację rekordów DNS i reverse DNS;
• sprawdzenie reputacji serwera oraz domeny nadawcy;
• analizę poprawności technicznej wiadomości;
• analizę treści wiadomości, zawartych w niej linków oraz załączników;
• wykrywanie złośliwego oprogramowania i prób wyłudzenia danych;
• korzystanie z zewnętrznych baz reputacyjnych zawierających informacje o domenach i serwerach rozsyłających niechciane wiadomości.

W zależności od wyniku analizy wiadomość może zostać dostarczona do skrzynki odbiorcy, zatrzymana w kwarantannie lub odrzucona.

Skuteczność filtrów antyspamowych zależy między innymi od prawidłowej konfiguracji systemu pocztowego nadawcy oraz rodzaju przesyłanej wiadomości.

Co to jest kwarantanna?

Kwarantanną nazywamy miejsce, do którego trafiają wiadomości uznane przez system za podejrzane lub potencjalnie niechciane.

Panel dostępu do kwarantanny znajduje się pod adresem:

https://kwarantanna.pw.edu.pl:8006/quarantine

Dostęp do swojej kwarantanny można uzyskać, logując się do panelu danymi konta pocztowego PW.

Alternatywną metodą jest skorzystanie z odnośnika zawartego w wiadomości wysłanej z adresu:

mail.scanner@pw.edu.pl

Wiadomość ta zawiera raport dotyczący wiadomości znajdujących się w kwarantannie użytkownika.

Dostaję wiadomość z adresu mail.scanner@pw.edu.pl o północy. Co to znaczy?

Adres mail.scanner@pw.edu.pl jest wykorzystywany przez system ochrony poczty PW.

Jeżeli w ciągu ostatniej doby do kwarantanny użytkownika trafiła wiadomość, system wysyła raport zawierający jej podstawowe informacje oraz odnośnik do panelu kwarantanny.

Raport pozwala sprawdzić zatrzymane wiadomości bez konieczności oczekiwania na ich dostarczenie do skrzynki.

Co się dzieje z wiadomościami w kwarantannie?

Wiadomości trafiające do kwarantanny zostają czasowo wstrzymane do momentu podjęcia decyzji przez odbiorcę lub upływu okresu przechowywania.

Użytkownik może:

• dostarczyć wiadomość do swojej skrzynki;
• pobrać kopię wiadomości;
• oznaczyć wiadomość jako przejrzaną;
• usunąć wiadomość;
• dodać nadawcę do listy zaufanych Welcomelist;
• dodać nadawcę do listy blokowanych Blocklist.

Wiadomości są przechowywane w kwarantannie przez 21 dni. Jeżeli użytkownik nie podejmie w tym czasie żadnej czynności, wiadomość zostanie automatycznie i bezpowrotnie usunięta.

Wiadomości usuniętej z kwarantanny nie można później odzyskać za pomocą panelu użytkownika.

Kontrahent/partner/współpracownik wysłał mi wiadomość email, ale jej nie mam w skrzynce. Co zrobić?

W pierwszej kolejności należy upewnić się, że wiadomość została wysłana na prawidłowy adres email i że w adresie odbiorcy nie wystąpiła literówka.

Następnie należy sprawdzić:

• folder „Wiadomości-śmieci” lub „Spam” w skrzynce pocztowej;
• panel kwarantanny pod adresem:

https://kwarantanna.pw.edu.pl:8006/quarantine

Nie trzeba czekać na raport dobowy. Panel kwarantanny można sprawdzić w dowolnym momencie po zalogowaniu się danymi konta pocztowego PW.

Jeżeli wiadomości nie ma również w kwarantannie, należy zgłosić sprawę do Service Desku i podać możliwie najwięcej informacji:

• adres email odbiorcy;
• adres email nadawcy;
• datę i przybliżoną godzinę wysłania;
• temat wiadomości;
• informację, czy nadawca otrzymał komunikat o niedostarczeniu wiadomości;
• treść komunikatu o błędzie lub jego zrzut ekranu, jeżeli taki komunikat wystąpił.

Na podstawie tych danych możliwe będzie sprawdzenie, w jaki sposób wiadomość została obsłużona przez system pocztowy.

W panelu kwarantanny widzę opcje „Welcomelist”, „Blocklist” i inne. Co to oznacza?

Po zaznaczeniu wiadomości w kwarantannie dostępne są następujące podstawowe opcje:

Deliver - dostarcza zaznaczoną wiadomość z kwarantanny do skrzynki odbiorczej użytkownika. Użycie tej opcji nie powoduje automatycznego dodania nadawcy do listy zaufanych.

Delete - usuwa zaznaczoną wiadomość z kwarantanny bez jej dostarczenia. Operacja jest nieodwracalna.

Download - umożliwia pobranie kopii zaznaczonej wiadomości. Nie należy otwierać pobranej wiadomości ani jej załączników, jeżeli pochodzenie wiadomości budzi wątpliwości.

Seen - zmienia status wiadomości na przeczytaną lub nieprzeczytaną. Nie powoduje dostarczenia ani usunięcia wiadomości.

Toggle Raw - wyświetla techniczną postać wiadomości, w tym jej nagłówki. Opcja ta jest przeznaczona głównie do diagnostyki.

Welcomelist - lista zaufanych adresów nadawców. Wiadomości od adresów znajdujących się na tej liście mogą być dostarczane bezpośrednio do skrzynki zamiast do kwarantanny.

Blocklist - lista blokowanych adresów nadawców. Wiadomości od adresów znajdujących się na tej liście mogą być automatycznie usuwane bez umieszczania ich w kwarantannie.

Nazwy Welcomelist i Blocklist zastąpiły stosowane wcześniej określenia Whitelist i Blacklist.

Ustawienia Welcomelist i Blocklist dotyczą wyłącznie skrzynki zalogowanego użytkownika i nie mają wpływu na innych użytkowników PW.

Jak dodać nadawcę do zaufanych?

Pierwszą możliwością jest dodanie nadawcy bezpośrednio na podstawie wiadomości znajdującej się w kwarantannie.

Należy zaznaczyć wiadomość, a następnie dodać jej nadawcę do Welcomelist. Można również użyć klawisza W.

Drugą metodą jest ręczne dodanie adresu email nadawcy.

W tym celu należy:

• zalogować się do panelu kwarantanny;
• wybrać po lewej stronie zakładkę Welcomelist;
• wybrać przycisk Add;
• wpisać pełny adres email nadawcy;
• zatwierdzić dodanie.

Po wykonaniu tych czynności adres powinien pojawić się na liście.

Zalecane jest dodawanie pełnego adresu email konkretnego nadawcy, np.:

jan.kowalski@example.com

Nie zaleca się dodawania całych domen ani szerokich wzorców, ponieważ może to spowodować omijanie kwarantanny także przez inne wiadomości wysyłane z tej domeny.

Dodanie nadawcy do Welcomelist nie gwarantuje, że każda przyszła wiadomość od tego nadawcy będzie bezpieczna. Konto nadawcy może zostać przejęte lub wykorzystane do przesyłania szkodliwych treści.

Jak dodać nadawcę do niechcianych?

Pierwszą możliwością jest dodanie nadawcy bezpośrednio na podstawie wiadomości znajdującej się w kwarantannie.

Należy zaznaczyć wiadomość, a następnie dodać jej nadawcę do Blocklist. Można również użyć klawisza B.

Drugą metodą jest ręczne dodanie adresu email nadawcy.

W tym celu należy:

• zalogować się do panelu kwarantanny;
• wybrać po lewej stronie zakładkę Blocklist;
• wybrać przycisk Add;
• wpisać pełny adres email nadawcy;
• zatwierdzić dodanie.

Po wykonaniu tych czynności adres powinien pojawić się na liście.

Należy pamiętać, że wiadomości od nadawców znajdujących się na Blocklist mogą być usuwane automatycznie i nie będą widoczne w kwarantannie.

Przed dodaniem adresu do Blocklist należy upewnić się, że nie jest to adres kontrahenta, systemu informatycznego, listy mailingowej lub jednostki, od której wiadomości mogą być potrzebne w przyszłości.

Dostałam/em podejrzaną wiadomość email, co robić?

Po pierwsze - nie klikać w linki i nie otwierać załączników.

Jeżeli wiadomość została już otwarta, nadal nie należy:

• klikać w zawarte w niej odnośniki;
• otwierać ani uruchamiać załączników;
• instalować żadnego oprogramowania;
• odpowiadać nadawcy;
• podawać loginu, hasła ani kodu uwierzytelniającego;
• zatwierdzać nieoczekiwanych powiadomień MFA;
• wykonywać przelewu ani zmiany danych płatniczych wyłącznie na podstawie wiadomości email.

Podejrzaną wiadomość należy zgłosić do Service Desku, podając możliwie najwięcej informacji, między innymi:

• adres nadawcy;
• adres odbiorcy;
• temat wiadomości;
• datę i godzinę otrzymania;
• informację, czy kliknięto link;
• informację, czy otwarto załącznik;
• informację, czy podano dane logowania lub zatwierdzono powiadomienie MFA.

Jeżeli użytkownik podał hasło, zatwierdził logowanie, uruchomił załącznik lub zainstalował oprogramowanie, należy niezwłocznie poinformować o tym Service Desk.

Podsumowując, jak bezpiecznie korzystać z poczty.

Należy stosować zasadę ograniczonego zaufania, również wobec wiadomości pochodzących ze znanych adresów.

Przed wykonaniem polecenia zawartego w wiadomości należy sprawdzić:

• rzeczywisty adres nadawcy;
• adres strony, do której prowadzi link;
• czy treść wiadomości jest typowa dla danego nadawcy;
• czy wiadomość nie wywiera presji czasu;
• czy prośba o pieniądze, dane logowania lub zmianę numeru rachunku została potwierdzona innym kanałem.

W razie wątpliwości należy skontaktować się z Service Deskiem.

Lepiej zweryfikować wiadomość przed wykonaniem działania, niż później usuwać skutki incydentu bezpieczeństwa.