FAQ OneDrive

FAQ OneDrive - PL

Od 1 października 2026 r. podstawowy limit przestrzeni OneDrive dla kont studenckich wynosi 5 GB, a dla kont doktoranckich wynosi 50 GB.

Przydzielenie podstawowego limitu nie wymaga składania wniosku.

Limit podstawowy obowiązuje przez okres posiadania odpowiednio aktywnego statusu studenta lub doktoranta.

Osoby, które w związku ze studiami lub działalnością naukową potrzebują więcej miejsca, mogą ubiegać się o przestrzeń dodatkową, łącznie do maksymalnie 100 GB, przyznawaną na okres jednego semestru.

Sprawdzenie wykorzystanego miejsca

Informacja o wykorzystanym miejscu jest dostępna po zalogowaniu do usługi OneDrive w przeglądarce, w dolnej części lewego panelu.

Do wykorzystanego miejsca wliczane są również pliki znajdujące się w koszu pierwszego i drugiego poziomu.

Przekroczenie limitu przestrzeni/Wygaśnięcie przyznania

Po przekroczeniu obowiązującego limitu OneDrive przechodzi w tryb tylko do odczytu.

Nie jest wtedy możliwe dodawanie nowych plików ani edytowanie istniejących.

Dotychczasowe dane pozostają dostępne do przeglądania i pobierania.

Przekroczenie limitu przestrzeni OneDrive nie wpływa na działanie poczty Exchange Online – możliwość wysyłania i odbierania wiadomości pozostaje bez zmian.

W takiej sytuacji można:

• uporządkować zawartość, tj. usunąć zbędne pliki, opróżnić kosz pierwszego i drugiego poziomu, a dane przeznaczone do zachowania przenieść na własny nośnik,
• złożyć wniosek o przestrzeń dodatkową, jeżeli użytkownik spełnia warunki jej przyznania.

Pełna możliwość zapisywania i edycji plików zostanie przywrócona po zmniejszeniu zajętej przestrzeni poniżej obowiązującego limitu albo po odpowiednim zwiększeniu limitu.

Złożenie wniosku nie zmienia obowiązującego limitu do czasu wydania decyzji.

Przestrzeń dodatkowa jest przyznawana na jeden semestr i wygasa z końcem okresu wskazanego w decyzji.

Po wygaśnięciu przestrzeni dodatkowej limit wraca do limitu podstawowego wynikającego z aktualnego statusu użytkownika.

Korzystanie z przestrzeni dodatkowej w kolejnym semestrze wymaga złożenia nowego wniosku w kolejnym naborze. Posiadanie przestrzeni dodatkowej w poprzednim semestrze nie daje pierwszeństwa.

Uprawnieni

Wniosek mogą złożyć studenci i doktoranci Politechniki Warszawskiej posiadający aktywne konto uczelniane.

Wniosku nie mogą złożyć pracownicy, goście oraz absolwenci.

Progi

Dla studentów dostępne są progi: 10 GB, 20 GB, 50 GB, 80 GB lub 100 GB. Próg oznacza łączną wielkość przestrzeni, np. wybór progu 20 GB oznacza limit 20 GB, a nie sumę 5 GB i 20 GB.

Dla doktorantów podstawowy limit wynosi 50 GB. Doktoranci potrzebujący większej przestrzeni mogą ubiegać się o zwiększenie limitu do progu 80 GB lub 100 GB.

Wnioski o inny próg niż podstawowy (5 GB dla studentów oraz 50 GB dla doktorantów) wymagają rzeczowego uzasadnienia wynikającego ze studiów, prowadzonych badań lub działalności naukowej i podlegają dodatkowej weryfikacji.

Sposób złożenia wniosku

1. Otworzyć formularz: Formularz wnioskowania o przestrzeń OneDrive – Fill out form. W przypadku prośby o zalogowanie należy użyć konta uczelnianego.
2. Podać numer albumu, wydział, kierunek, stopień i rok studiów.
3. Wybrać próg.
4. Wpisać uzasadnienie (maksymalnie 1500 znaków), wskazując cel wykorzystania przestrzeni, np. projekt, pracę dyplomową lub dane badawcze, oraz adekwatność wybranego progu.
5. Zaakceptować oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem.
6. Wysłać formularz.

Po wysłaniu formularza na adres uczelniany przesyłana jest wiadomość e-mail z potwierdzeniem przyjęcia wniosku albo z informacją o przyczynie jego nieprzyjęcia.

Kolejny wniosek nie zostanie przyjęty, dopóki poprzedni oczekuje na decyzję.

Wnioski są przyjmowane i rozpatrywane indywidualnie.

Czas oczekiwania na decyzję jest w takim przypadku nieokreślony.

Rozpatrywanie wniosków

Wnioski studentów rozpatruje Samorząd Studentów, a wnioski doktorantów Rada Doktorantów.

Przy rozpatrywaniu uwzględniany jest moment zarejestrowania kompletnego wniosku, nie jest on jednak jedynym kryterium.

Pod uwagę mogą być brane również m.in. uzasadnienie wniosku oraz specyfika wydziału, kierunku studiów lub prowadzonych badań.

Złożenie wniosku nie gwarantuje przyznania przestrzeni dodatkowej. Liczba zwiększonych limitów zależy od dostępnej puli.

Decyzja

Decyzja przesyłana jest wiadomością e-mail na adres uczelniany.

Decyzja pozytywna określa przyznany limit i okres jego obowiązywania, a decyzja odmowna zawiera uzasadnienie.

Jeżeli decyzja odmowna dopuszcza ponowne złożenie wniosku, poprawiony wniosek można złożyć w bieżącym naborze.

Reklamację można złożyć w terminie 7 dni od ogłoszenia wyników, wyłącznie w zakresie nieprawidłowego działania systemu lub niezgodności wyniku ze stanem faktycznym.

Reklamacje przyjmuje Service Desk: 5999@pw.edu.pl.

Utrata statusu i usuwanie danych

Przydział przestrzeni OneDrive nie jest bezterminowy.

Podstawowy limit jest związany z posiadaniem aktywnego statusu studenta lub doktoranta, a przestrzeń dodatkowa jest przyznawana wyłącznie na wskazany okres.

W przypadku ukończenia studiów lub kształcenia w Szkole Doktorskiej, rezygnacji albo skreślenia z listy studentów lub doktorantów uprawnienie do limitu podstawowego i przestrzeni dodatkowej wygasa.

Konto zostaje objęte zasadami obowiązującymi dla użytkowników bez aktywnego statusu, w tym limitem OneDrive do 1 GB.

Po utracie aktywnego statusu okres przechowywania danych zależy od rodzaju konta: dla studentów wynosi 90 dni, a dla doktorantów 360 dni.

Po upływie właściwego okresu zawartość OneDrive oraz SharePoint Personal jest trwale usuwana.

Dotyczy to również plików udostępnionych innym użytkownikom, jeżeli ich źródłem jest OneDrive osoby, która utraciła status.

Przed utratą statusu należy pobrać lub przenieść wszystkie dane, które mają zostać zachowane.

Informacje o zbliżającej się zmianie licencji i ograniczeniu przestrzeni są przekazywane przed zmianą statusu zgodnie z obowiązującym procesem.

Utrzymanie konta absolwenta lub dostępu do poczty nie oznacza zachowania dotychczasowych danych OneDrive.

Najczęstsze pytania

Czy przyznana przestrzeń jest dożywotnia?

Nie. Podstawowy limit obowiązuje tylko przez okres posiadania aktywnego statusu studenta lub doktoranta.

Przestrzeń dodatkowa jest przyznawana na jeden semestr.

Czy można zmienić próg w trakcie semestru?

Tak, poprzez złożenie nowego wniosku.

Dotychczasowe przyznanie obowiązuje do czasu akceptacji nowego wniosku.

Co zrobić w przypadku braku wiadomości e-mail po wysłaniu formularza?

Należy sprawdzić folder wiadomości-śmieci.

Jeżeli wiadomość nie dotrze w ciągu godziny, należy skontaktować się z Service Desk: 5999@pw.edu.pl.

Co zrobić w przypadku informacji o braku uprawnień mimo posiadania statusu studenta lub doktoranta?

Należy skontaktować się z Service Desk: 5999@pw.edu.pl, podając login konta uczelnianego.

Czy przestrzeń dodatkowa przechodzi na kolejny semestr?

Nie. Każdy semestr wymaga złożenia nowego wniosku.

Co stanie się z plikami po utracie statusu?

Po utracie statusu użytkownik traci uprawnienie do limitu studenckiego lub doktoranckiego.

Dane należy wcześniej pobrać lub przenieść. Dane OneDrive i SharePoint Personal są trwale usuwane po 90 dniach w przypadku studentów oraz po 360 dniach w przypadku doktorantów.

Kontakt

Sprawy dotyczące wniosków i decyzji: kc@samorzad.pw.edu.pl
Sprawy techniczne: Service Desk 5999@pw.edu.pl

FAQ OneDrive - EN

From 1 October 2026, the basic OneDrive storage limit for student accounts is 5 GB, while the basic limit for doctoral student accounts is 50 GB.

The basic storage limit is assigned automatically and does not require an application.

The basic limit applies for as long as the user has an active student or doctoral student status.

Users who need more storage for their studies or research activities may apply for additional storage, up to a total maximum of 100 GB, granted for one semester.

Checking storage usage

Information about used storage is available after signing in to OneDrive in a web browser, at the bottom of the left-hand panel.

Files stored in both the first-stage and second-stage recycle bins also count towards the storage usage.

Exceeding the storage limit / Expiry of additional storage

When the applicable storage limit is exceeded, OneDrive switches to read-only mode.

It is then no longer possible to upload new files or edit existing files.

Existing data remains available for viewing and downloading.

Exceeding the OneDrive storage limit does not affect Exchange Online email services – users can continue to send and receive email as usual.

In this situation, the user can:

• clean up the storage by deleting unnecessary files, emptying the first-stage and second-stage recycle bins, and moving data that needs to be retained to personal storage,
• apply for additional storage, provided that the eligibility requirements are met.

Full file upload and editing functionality will be restored once storage usage is reduced below the applicable limit or the storage limit is increased accordingly.

Submitting an application does not change the current storage limit until a decision has been issued.

Additional storage is granted for one semester and expires at the end of the period specified in the decision.

After the additional storage allocation expires, the limit returns to the basic limit applicable to the user's current status.

Using additional storage in the following semester requires submitting a new application during the next application period. Having additional storage in the previous semester does not give priority.

Eligibility

Applications may be submitted by students and doctoral students of Warsaw University of Technology who have an active university account.

Staff members, guests and alumni are not eligible to apply.

Storage tiers

For students, the available storage tiers are: 10 GB, 20 GB, 50 GB, 80 GB or 100 GB.

The selected tier represents the total storage limit. For example, selecting the 20 GB tier results in a total limit of 20 GB, not 5 GB plus 20 GB.

For doctoral students, the basic storage limit is 50 GB. Doctoral students who require additional storage may apply for an increase to either 80 GB or 100 GB.

Applications for a storage tier higher than the basic limit (5 GB for students and 50 GB for doctoral students) require a substantive justification related to studies, research or scientific activities and are subject to additional review.

How to apply

1. Open the form: OneDrive storage application form – Fill out form. If prompted to sign in, use the university account.
2. Enter the student ID number, faculty, field of study, degree level and year of study.
3. Select the requested storage tier.
4. Enter a justification (maximum 1,500 characters), specifying the purpose of the storage, such as a project, thesis or research data, and explaining why the selected tier is appropriate.
5. Accept the declaration confirming that the regulations have been read.
6. Submit the form.

After the form is submitted, an email is sent to the university email address confirming that the application has been accepted or explaining why it was not accepted.

A new application cannot be submitted while a previous application is awaiting a decision.

Applications are accepted and reviewed individually.

The time required to issue a decision cannot be specified.

Review of applications

Applications submitted by students are reviewed by the Student Government, while applications submitted by doctoral students are reviewed by the Doctoral Students' Council.

The time at which a complete application is registered is taken into account, but it is not the only criterion.

Other factors may also be considered, including the justification provided, the specific nature of the faculty or field of study, and the nature of the research being conducted.

Submitting an application does not guarantee that additional storage will be granted. The number of increased storage allocations depends on the available storage pool.

Decision

The decision is sent by email to the university email address.

A positive decision specifies the granted storage limit and the period for which it is valid. A negative decision includes the reason for rejection.

If the negative decision allows a new application to be submitted, a corrected application may be submitted during the current application period.

A complaint may be submitted within 7 days from the announcement of the results, but only in cases involving a system malfunction or a result that does not correspond to the actual situation.

Complaints are handled by the Service Desk: 5999@pw.edu.pl.

Loss of status and data deletion

OneDrive storage allocation is not permanent.

The basic storage limit is linked to the user's active student or doctoral student status, while additional storage is granted only for the period specified in the decision.

If a student completes their studies, or a doctoral student completes education at the Doctoral School, resigns or is removed from the list of students or doctoral students, entitlement to both the basic storage limit and additional storage expires.

The account is then subject to the rules applicable to users without active status, including a OneDrive storage limit of up to 1 GB.

After active status is lost, the data retention period depends on the account type: students – 90 days, doctoral students – 360 days.

After the applicable retention period expires, the contents of OneDrive and SharePoint Personal are permanently deleted.

This also applies to files shared with other users if the files originate from the OneDrive of the person who has lost their status.

Before losing active status, users should download or move all data that needs to be retained.

Information about an upcoming licence change and storage restriction is provided before the status change in accordance with the applicable process.

Retaining an alumni account or continued access to email does not mean that existing OneDrive data will be retained.

Frequently asked questions

Is the allocated storage permanent?

No.

The basic storage limit applies only while the user has active student or doctoral student status.

Additional storage is granted for one semester.

Can the storage tier be changed during the semester?

Yes, by submitting a new application.

The current storage allocation remains valid until the new application is approved.

What should I do if I do not receive an email after submitting the form?

Check the junk email folder.

If the message does not arrive within one hour, contact the Service Desk: 5999@pw.edu.pl.

What should I do if I receive information that I am not eligible even though I have student or doctoral student status?

Contact the Service Desk at 5999@pw.edu.pl and provide your university account login.

Does additional storage carry over to the next semester?

No.

A new application must be submitted for each semester.

What happens to files after active status is lost?

After losing active status, the user loses entitlement to the student or doctoral student storage limit.

Data that needs to be retained should be downloaded or moved in advance.

OneDrive and SharePoint Personal data is permanently deleted:

• after 90 days for students,
• after 360 days for doctoral students.

Contact

Applications and decisions: kc@samorzad.pw.edu.pl
Technical issues: Service Desk 5999@pw.edu.pl