Centralna poczta dla pracowników

Informacje ogólne

• Poczta dla pracowników jest realizowana w oparciu o serwery Exchange Server umieszczone na uczelni;
• Do posiadania konta ma prawo każdy pracownik posiadający aktualną umowę pracę lub umowę cywilnoprawną;
• Konta użytkownika zakładane są automatycznie na bazie zawartości systemu Active Directory;
• Domyślna pojemność skrzynki pocztowej wynosi 10 GB z możliwością stopniowego zwiększania do 20 GB;
• Maksymalna wielkość pojedynczej wiadomości z załącznikiem (z kodowaniem MIME) wynosi 64 MB;
• W przypadkach szczególnych możliwe jest zwiększenie pojemności, ale nie więcej niż 30 GB. Wymagany jest pisemny wniosek (wraz z uzsadnieniem) Dziekana, Kierownika Jednostki i za zgodą Dyrektora CI.

Format loginu oraz adresu pocztowego

• Domyślnym adresem email jest login z systemu Active Directory w formacie imie.nazwisko@pw.edu.pl;
• W przypadku nazwiska dwuczłonowego zarówno adres email oraz login składa się z imie.drugie_nazwisko@pw.edu.pl;
• Istnieje możliwość zmiany adresu email - pod warunkiem uzgodnienia go z Centrum Informatyzacji;
• Konto pocztowe zakładane jest na wniosek Pracownika, Dziekana, Kierownika Jednostki.

Skrzynki współdzielone

• Dla potrzeb realizacji różnych zadań oraz funkcji możliwe jest utworzenie skrzynek współdzielonych;
• Skrzynka współdzielona jest tworzona na wniosek Dziekana, Kierownika Jednostki;
• Wraz z wnioskiem musi być podana lista osób uprawnionych do korzystania ze skrzynki;
• Ze względów bezpieczeństwa dostęp do skrzynki współdzielonej jest możliwy jedynie poprzez dostęp pośredni za pomocą skrzynki imiennej (osób uprawnionych);
• Założenie skrzynki współdzielonej należy zgłosić poprzez email na 5999@pw.edu.pl lub poprzez pismo do Centrum Informatyzacji;
• Na liście mogą się znajdować wyłącznie pracownicy posiadający konta pocztowe w centralnym systemie pocztowym;
• Preferowany format adresu skrzynki współdzielonej to AA.BB@pw.edu.pl gdzie "AA" to nazwa funkcji (np. sekretariat) a "BB" skrót nazwy jednostki (np. CI).

Konta emerytowanych pracowników

• Emerytowani pracownicy nie prowadzący dydaktyki mogą otrzymać skrzynkę pocztową @pw.edu.pl bez licencji chmurowej na wniosek Dziekana Wydziału lub Dyrektora jednostki;
• Niestety nie mamy w żadnym systemie informacji o aktywności pracownika emeryta z tego powodu konto jest ważne rok z możliwością przedłużenia na kolejny rok;
• W przypadku prowadzenia zajęć przez emerytowanego pracownika PW istnieje możliwość na wniosek Dziekana Wydziału lub Dyrektora jednostki dodanie licencji MS Teams;
• W tym celu należy zgłosić zapotrzebowanie poprzez zgłoszenie email na 5999@pw.edu.pl lub poprzez pismo do Centrum Informatyzacji.

Konta gości

• Pracownicy mogą ubiegać się o tymczasowe konta dla gości (osób zewnętrznych) współpracujących z Uczelnią w ramach działalności naukowo-dydaktycznej, projektów, grantów;
• W tym celu należy zgłosić zapotrzebowanie poprzez zgłoszenie email na 5999@pw.edu.pl lub poprzez pismo do Centrum Informatyzacji;
• W ramach licencji goście PW uzyskują czasowy (zwykle na semestr) dostęp do usług chmurowych Office 365, w tym skrzynki pocztowej @pw.edu.pl oraz MS Teams;
• Odpowiedzialność za prawidłowe użytkowanie konta gościa ponosi Wnioskodawca.

Przeznaczenie kont

• Konta pocztowe są przeznaczone do realizacji zadań w Uczelni;
• Zabrania się użytkowania poczty do celów innych niż służbowe;
• Konta pocztowe uczelni stanowią własność uczelni. Wgląd do konta innej osoby może być realizowany na wniosek właściwych służb lub na wniosek Kierownika Jednostki za zgodą Dyrektora CI;
• Konta pracowników są autmatycznie wyłączane po wygaśnieciu umowy;
• Skrzynka pocztowa byłego pracownika jest archwizowana, a następnie usuwana 30 dniach z serwerów Exchange Server.

Ochrona poczty

• Maile przychodzące i wychodzące z systemu pocztowego są skanowane i klasyfikowane przez skanery pocztowe, więcej informacji znajduje się pod linkiem: SPAM - często zadawane pytania;
• Każdy użytkownik ma ustawione limity wysyłki:
  • Liczba jednoczesnych adresatów w jednej wiadomości: 100;
  • Liczba emaili na dzień do zewnętrznych adresatów: 200;
  • Wartość poszczególnych limitów ustala administrator poczty za zgodą Dyrektora CI;
  • Wartości mogą być zmienione tylko w bardzo uzasadnionych przypadkach;
• Maile zgromadzone w skrzynkach mogą być skanowane za pomocą oprogramowania antywirusowego i antyspamowego. W przypadku wykrycia podejrzanych przesyłek system skanujący może je usunąć;
• Ze wzgledów bezpieczeństwa nie właczamy przekierowań na zewnętrzne konta pocztowe.

Powiadomienia z kont systemowych

Na skrzynki pracownicze mogą przychodzić różnego rodzaju powiadomienia, które są wysyłane wyłącznie z adresów w domenie pw.edu.pl:

• mail.scanner@pw.edu.pl jest to codzienna kwarantanna informująca o mailach, które zostały zablokowane z powodu podejrzenia o SPAM (są to wiadomości wysyłane cyklicznie);
• 5999@pw.edu.pl jest adresem działu Service Desk, za jego pośrednictwem przychodzą maile dotyczące aktualnych zgłoszeń;
• ash.ci@pw.edu.pl jest adresem informującym o terminie ważności konta pracowniczego (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać);
• info.pw@pw.edu.pl jest adresem zawierającym ważne ogłoszenia lub informacje dla wszystkich pracowników;
• o365.flow@pw.edu.pl jest adresem zawierającym informacje o statusie wypełnionych formularzy (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać, jedyną możliwością reakcji jest naciśniecie wybranej dostępnej opcji w treści maila);

Adresy Microsoft:

• flow-noreply@microsoft.com z tego adresu przychodzą formularze wymagające interakcji (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać, jedyną możliwością reakcji jest naciśniecie wybranej dostępnej opcji w treści maila);
• noreply@emeaemail.teams.microsoft.com z tego adresu przychodzą powiadomienia z aplikacji Teams (informacje o nowych wiadomościach lub aktywnościach w zespołach);
• no-reply@sharepointonline.com z tego adresu przychodzą powiadomienia z aplikacji SharePoint lub OneDrive z informacją o nowych dostępach do folderów lub plików; 

Należy zwrócić uwagę, że nazwa wyświetlana adresata może być fałszywa (tzw. spoofing), dlatego istotnym jest aby w razie wątpliwości sprawdzać adres nadawcy maila.

Kalendarz osobisty

• Każdy użytkownik otrzymuje wraz z pocztą własny kalendarz;
• Każdy użytkownik ma prawo udostępnić swój kalendarz inne osobie.

Kalendarz rezerwacji sal

• Dla potrzeb rezerwacji sali konferencyjnej może zostać utworzony kalendarz sali;
• Nazwa kalendarza ma format "AA-BB" gdzie AA to oznaczenie budynku a BB numer sali;
• Kalendarz sali tworzony jest na wniosek kierownika jednostki zawiadującego daną salą;
• Wniosek o kalendarz powinien wskazywać osobę lub osoby, która będzie zarządzać kalendarzem.

Książka adresowa

• W systemie pocztowym tworzone są książki adresowe zawierające dane zgromadzone w systemie Active Directory;
• Każdy pracownik ma prawo wglądu do całej książki adresowej.

Konfiguracja klienta pocztowego Microsoft Outlook

• Dostęp do systemu pocztowego na komputerze jest relizowany domyślnie przez dwa kanały dostępowe:
  • poprzez przeglądarkę internetową, na stronie: https://webmail.pw.edu.pl;
  • poprzez klienta pocztowego Microsoft Outlook:

1. Uruchamiamy program Microsoft Outlook (Aplikacje Microsoft 365 dla przedsiębiorstw) i wpisujemy nasz adres email, klikamy Połącz:

2. W przypadku komputera pracującego w domenie Active Directory konfiguracja przejdzie do następnego punktu 4, w przypadku komputera poza domeną, program kilkukrotnie zapyta o hasło do konta, można zapisać poświadczenia w systemie:

3. W przypadku komputera pracującego w domenie Active Directory w następnym okienku wybieramy Exchange:

4. Ostatnie okienko zawiera podsumowanie konfiguracji, klikamy Gotowe:

Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP/SMTP)

• Rekomendujemy używanie natywnego klienta poczty jakim jest Microsoft Outlook;
• Nie wspieramy konfiguracji z wykorzystaniem protokołu POP3;
• Protokół IMAP oraz SMTP dla klienta poczty w systemie Exchange nie jest tak samo wydajny jak natywny (np. wolne wysyłanie wiadomości);
• Program Mozilla Thunderbird jest produktem firmy trzeciej i nie jest oficjalnie wspierany przez firmę Microsoft, nie możemy zatem zagwarantować jego poprawnego działania;
• Zarówno program Mozilla Thunderbird, wtyczki podlegają aktualizacjom jak i system poczty centralnej PW (Cumulative Update, Security Update oraz nowsze wersje systemu), z tego względu nie możemy zagwarantować jego poprawnego działania.

1. Uruchamiamy program Mozilla Thunderbird (testowane na wersji 91.3.2), jeżeli nie widać górnego paska menu, należy na górnej belce, wybrać prawym przyciskiem myszy i z menu kliknąć Pasek menu:

2. Z górnego paska (Pasek Menu) wybieramy Narzędzia > Konfiguracja Kont:

3. Z lewego paska wybieramy Czynności > Dodaj konfigurację konta pocztowego:

4. Wypełniamy dane takie jak: Imię i Nazwisko, Adres e-mail, Hasło (można wybrać Zachowaj hasło).

5. Wybieramy Konfiguruj ręcznie, rozwija się Konfiguracja serwera, wpisujemy:

• Serwer poczty przychodzącej
  • Adres serwera: imap.pw.edu.pl
  • Port: 993
  • Bezpieczeństwo połączenia: SSL/TLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika: pozostawiamy bez zmian (adres email)
• Serwer poczty wychodzacej
  • Adres serwera: smtp.pw.edu.pl
  • Port: 587
  • Bezpieczeństwo połączenia: STARTTLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika: pozostawiamy bez zmian (adres email)

7. Klikamy Gotowe, a potem Zakończ:

Po konfiguracji klienta pocztowego Mozilla Thunderbird nie widać wszystkich folderów skrzynki pocztowej, jak przywrócić ich widoczność ?

1. Program Mozilla Thunderbird domyślnie ściąga tylko folder główny (Inbox), aby synchronizować inne foldery należy prawym przyciskiem myszy na koncie wybrać Menedżer subskrybcji:

2. Poczekać chwilkę i z listy wybrać foldery do synchronizacji, a następnie kliknąć Subskrybuj oraz OK:

Po konfiguracji klienta pocztowego Mozilla Thunderbird nie widać skrzynek współdzielonych, jak przywrócić ich widoczność ?

• W przypadku konfiguracji skrzynki imiennej w programie Microsoft Outlook skrzynki współdzielone są widocznie automatycznie, w programie Mozilla Thunderbird każdą skrzynkę współdzieloną należy skonfigurować ręcznie;
• Ze względów bezpieczeństwa nie odblokowujemy bezpośredniego logowania na skrzynki współdzielone;
• Aby skonfigurować dostęp do skrzynki współdzielonej należy:

1. Dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej zgodnie z punktem 1-4 wg instrukcji: Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP/SMTP), przy czym:

• w polu Imie Nazwisko wpisujemy nazwę skrzynki współdzielonej zamiast imiennej;
• w polu Adres e-mail wpisujemy adres skrzynki współdzielonej;
• w polu Hasło wpisujemy hasło do skrzynki imiennej.

2. Analogicznie jak w skrzynce imiennej, klikamy Konfiguruj ręcznie i wpisujemy następującą konfigurację:

• Serwer poczty przychodzącej
  • Adres serwera: imap.pw.edu.pl
  • Port: 993
  • Bezpieczeństwo połączenia: SSL/TLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika: adres_email_skrzynki_imiennej\adres_email_skrzynki_współdzielonej
• Serwer poczty wychodzacej
  • Adres serwera: smtp.pw.edu.pl
  • Port: 587
  • Bezpieczeństwo połączenia: STARTTLS
  • Metoda uwierzytelniania: Zwykłe hasło
  • Nazwa użytkownika:adres_email_skrzynki_imiennej

3. Klikamy Gotowe, a potem Zakończ:

Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - praca z kalendarzem, zadaniami, kontaktami

• W programie Microsoft Outlook wszystkie funkcje poczty centralnej PW są automatycznie dostępne, natomiast w programie Mozilla Thunderbird wymaga to dodatkowej konfiguracji i dotyczy ograniczonej funkcjonalności;
• Opisywane poniżej wtyczki są rozwiązaniami darmowymi i nie są oficjalnie wspierane przez firmę Microsoft, nie możemy zatem zagwarantować ich poprawnego działania.

1. Uruchamiamy program Mozilla Thunderbird (testowane na wersji 91.3.2), z górnego menu (jeżeli nie widać górnego menu postępuj zgodnie 1 punktem instrukcji: Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP, SMTP)) wybieramy Narzędzia > Dodatki i motywy:

2. Następnie w polu Znajdź więcej dodatków, wpisujemy TBSync i kilkamy na lupkę:

3. Otworzy się po prawej stronie zakładka z wyszukanymi dodatkami, należy zainstalować TBSync oraz Provider for Exchange ActiveSync poprzez kliknięcie przycisku +Zainstaluj:

4. Program zapyta się o rozszerzenie uprawnień, klikamy Dodaj oraz potwierdzamy przyciskiem OK:

5. Zamykamy zakładki programu Mozilla Thunderbird, z górnego menu wybieramy Narzędzia > Ustawienia synchronizacji (TbSync):

6. Z dolnego menu Akcje konta wybieramy + Dodaj nowe konto > Exchange ActiveSync, wypełniamy pola: Nazwa konta, Nazwa użytkownika (adres email), Hasło, klikamy Wykryj automatycznie ustawienia i dodaj konto:

7. W następnym okienku, zaznaczamy:

• Włącz i synchronizuj to konto;
• Wybieramy z Dostępne zasoby elementy, kóre chcemy synchronizować np. Kalendarz;
• Ustawiamy w polu Okresowa synchronizacja (W minutach) wartosć 1, klikamy Synchronizuj teraz, możemy zamknąć okienko.

8. Od wersji 100.x.x.x mogą wystąpić problemy z pobraniem aktualnej wersji wtyczek poprzez oficjalny kanał dystrybucji Mozilla, należy pobrać najnowszą wersję bezpośrednio z platformy GitHub:

• TBSync: jobisoft/TbSync;
• Provider for Exchange ActiveSync: jobisoft/EAS-4-TbSync.

9. Zakutalizować lub na nowo zainstalować nowszą wersję wtyczek z plików, wybierająć z menu Narzędzia > Dodatki i motywy, kilkamy na trybik > Zainstaluj dodatek z pliku... > wskazujemy pobraną wtyczkę:

10. Potwierdzamy dodanie wtyczki zgodnie z punktem 4, proces powtarzamy analogicznie dla drugiej wtyczki.

Pełna integracja z usługą Microsoft Exchange w kliencie pocztowym Mozilla Thunderbird - płatna wtyczka

Opisywana poniżej wtyczka dla programu Mozilla Thunderbird (testowane na wersji 91.3.2) jest jest produktem firmy trzeciej i nie jest oficjalnie wspierana przez firmę Microsoft, nie możemy zatem zagwarantować jej poprawnego działania.

1. Należy dokonać konfiguracji skrzynki pocztowej zgodnie z punktem 1-4 wg instrukcji: Konfiguracja klienta pocztowego Mozilla Thunderbird - odbieranie/wysyłanie poczty ze skrzynki imiennej (IMAP, SMTP);

2. Kolejnym krokiem w tym przypadku zamiast wybrania Konfiguruj ręcznie wybieramy Kontynuj program wykona autodetekcje protokołu dostępu do skrzynki i wykryje konfigurację serwera centralnej poczty PW (Exchange):

3. W pełni świadomi że wtyczka jest płatna (Uczelnia nie posiada licencji, zakup należy dokonać we własnym zakresie) zgadzamy się na instalację, klikając Zainstaluj;

4. Program poinformuje o pomyślnym skonfigurowaniu konta, wybieramy Zakończ, wtyczką będzie działa w trybie licencji próbnej na okres 30 dni, więcej informacji na stronie: https://www.beonex.com/owl;

5. Wszelkie nieprawidłowości z działaniem wtyczki należy zgłaszać do producenta rozwiązania na adres email (tylko w języku angielskim): owl.support@beonex.com.

Program Mozilla Thunderbird, a bezpieczeństwo przechowywania haseł

• Standardowo skonfigurowana skrzynka i zaznaczona opcja przy dodawaniu skrzynki (Zachowaj hasło) w odróżnieniu od programu Microsoft Outlook przechowuje hasła w programie;
• Domyślnie hasła można podejrzeć po uruchomieniu programu Mozilla Thunderbird, wystarczy wejść do Preferencje > Prywatność i bezpieczeństwo > Zachowane hasła > Wyświetl hasła;
• W przypadku programu Microsoft Outlook, hasło jest przechowywane w sytemie (Menedżer poświadczeń), nie ma możliwości bezpośredniego podejrzenia hasła:

1. Aby zabezpieczyć się przed ujawnieniem haseł należy kliknąć Używaj hasła głównego i ustawić hasło:

2. Takie ustawienie spowoduje że przy każdym uruchomieniu programu Mozilla Thunderbird użytkownik będzie poproszony o hasło główne, próba uzyskania haseł dostępowych do kont będzie niemożliwa;

3. Więcej informacji o bezpieczeństwie Mozilla Thunderbird w artykule: Ustawienia prywatności i bezpieczeństwa, który jest dostępny na oficjalnej stronie programu: https://support.mozilla.org/pl/products/thunderbird/privacy-and-security-settings.

Automatyczne odpowiedzi / odpowiedzi na czas nieobecności / odpowiedzi po zakończeniu pracy

Aby ustawić odpowiedzi automatyczne trzeba zalogować się do poczty za pośrednictwem adresu

https://webmail.pw.edu.pl/

przejść w ustawieniach (ikona koła zębatego) do opcji, z menu w sekcji poczta wybrać odpowiedzi automatyczne.
Następnie trzeba zaznaczyć "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne" oraz "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne do nadawców spoza mojej organizacji" i "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne do wszystkich zewnętrznych nadawców".

Następnie trzeba wypełnić pola tekstowe treścią która zostanie wysłana jako odpowiedź na wiadomość mailową.
Można wpisać tą samą treścią oba pola (dla nadawców z tej samej organizacji (@pw.edu.pl) oraz zewnętrznych) lub różnymi wiadomościami.

Jeżeli nie określi się okresu w którym odpowiedź automatyczna ma być wysyłana to odpowiedzi będą wysyłane od momentu zapisania do momentu wyłączenia odpowiedzi automatycznych poprzez ten panel.

Na koniec wciskamy przycisk "Zapisz" znajdujący się na górze tej części strony.